Manual Sistema Contable

AUDISOFT

Audisoft es un sistema integral de gestión empresarial, este permite gestionar todos los procesos económicos de una organización de forma integrada, ofreciendo información cruzada de todos los procesos de la actividad que desarrolla la empresa. Este sistema ayuda a la administración facilitando las tareas de gestión, contribuyendo con esto a mejorar la competitividad, eficiencia y rentabilidad de la institución.

Manual del Sistema

INGRESANDO A AUDISOFT POR PRIMERA VEZ

Para comenzar a utilizar el Sistema Integral de Gestión Empresarial AudiSoft debemos dar clic en el icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio.

Seguido a esta acción se abrirá la siguiente ventana, en la cual debemos seleccionar el origen de los datos, ya que AudiSoft puede trabajar dentro de la Red Interna de su empresa o bien desde cualquier lugar a través de Internet:

1 Seleccionamos fuente de los datos 2 Seleccionar nombre de usuario 3 Seleccionar Empresa con la que desea trabajar.

PANTALLA PRINCIPAL DE AUDISOFT

Con la pantalla de diseño simple y eficiente podremos recorrer el mundo de posibilidades que brinda AudiSoft

A) Aquí podrá seleccionar las distintas opciones que brinda AudiSoft:

 Principal (Selección de contribuyente y parametrización del sistema)  Determinación de Impuestos mensuales e Informes  Determinación Impuestos Anuales, Fondo de Utilidades Tributarias e Informes  Utilitarios, que le ayudaran con el manejo y mantención del Software y la Base de Datos.

B) En el panel inferior se muestra información útil para el usuario:

 Fecha  Hora  Origen de los datos  Usuario

C) El panel “Periodo del ejercicio”, permite cambiar el periodo en el cual se trabaja, realizando doble clic sobre el año. UTILIZANDO AUDISOFT

Identificación de Usuario y Acceso

Lo primero que se debe hacer es identificarse dando clic en el siguiente Icono:

Luego se desplegará la siguiente pantalla en donde debe identificarse con su nombre de usuario y contraseña:

El administrador o encargado del sistema tendrá un usuario y password asignado, con ello éste puede asignar, limitar o denegar el acceso a usuarios y empresas.

El segundo paso, es crear las diferentes empresas en el sistema para luego crear los usuarios que utilizarán el sistema, y a éstos, asignarles empresas y otorgarles los permisos que estime conveniente.

Creación de Empresas

Si se desea crear una empresa debe ingresar a “Empresas y permisos” haciendo clic en el siguiente botón:

En la ventana mostrada anteriormente se debe dar clic en el botón Agregar, lo que desplegará la ventana que se muestra a continuación:

Esta acción activará el menú encerrado en rojo y se procederá a agregar una empresa utilizando la primera opción como se muestra en la imagen:

Esta acción arrojará la siguiente ventana:

Luego se debe dar clic en el botón Agregar, lo que desplegará la ventana que se muestra a continuación:

El botón grabar se activará automáticamente cuando se ingrese un RUT válido. El RUT se debe ingresar sin puntos.

Al dar clic en el botón Grabar se desplegará la siguiente ventana de espera mostrando el grado de avance de la generación de la nueva empresa:

Completado el progreso, se habrá creado la empresa.

Menú mantención de usuarios y permisos

En este menú se puede crear usuarios y asignarles permisos y empresas, con contraseñas individualizadas.

1. Submenú Usuarios y Roles

Este submenú permite realizar acciones relacionadas con la mantención de usuarios y roles. Consta de tres opciones, como se muestra en la imagen anterior.

a) Mantención de Usuarios

Esta opción permite crear o eliminar usuarios de AudiSoft

Creación de Usuarios

En este menú, se debe ingresar los usuarios que tendrán acceso al sistema. Solo el administrador del software tendrá acceso a él. Para crear un usuario se debe hacer clic en y luego las celdas dentro del cuadro rojo estarán disponibles para ingresar los datos.

Nombre del Usuario Contraseña del Usuario Confirmación del paso anterior

Luego solo se debe hacer clic en Grabar para guardar el usuario y salir de la ventana.

Una vez creado el nuevo usuario, aparecerá en la pantalla izquierda como se muestra a continuación:

Eliminar un usuario

Si se desea eliminar un usuario se debe hacer clic en el botón “Eliminar”, esto no borrará de la pantalla al usuario, pero lo pondrá en estado de eliminado y por lo tanto, dicho usuario no podrá ingresar al sistema.

Modificación de un usuario

Para realizar modificaciones en la cuenta de usuario, solo debe realizar doble clic en sobre el usuario en el panel izquierdo de la ventana.

Ingreso con la nueva cuenta de usuario

Al ingresar con el nuevo usuario, una vez ejecutado el software, se debe hacer lo siguiente:

Hacer clic en el icono Identificar el usuario

Una vez identificado el usuario por primera vez, el sistema automáticamente arrojará la siguiente ventana:

Señala el nombre de usuario

Permite cambiar la contraseña creada en primera instancia por el administrador del sistema.

Permite definir las preguntas que se realizarán al usuario en caso de olvido de la contraseña.

b) Cambio datos de usuario Al seleccionar esta opción el sistema despliega la pantalla mostrada anteriormente, su objetivo es permitir al usuario modificar sus datos de seguridad en cualquier momento.

c) Mantención de Roles. Esta opción permite crear roles. Estos roles permiten administrar los permisos que se otorgarán a cada usuario posteriormente. De esta manera cuando se cree o modifique un usuario se le podrá dar determinadas atribuciones, previamente establecidas, solo con seleccionar un rol.

Para agregar un nuevo rol, solo basta con hacer clic en Nuevo e ingresar el nombre del mismo, Luego solo se debe dar clic en el botón Grabar.

2. Submenú Permisos

Este submenú permite realizar acciones relacionadas con la administración y asignación de permisos a usuarios. Consta de cuatro opciones, como se muestra en la siguiente imagen:

a) Asignación de empresas a usuarios

Se debe seleccionar la opción correspondiente en el submenú

La acción anterior desplegará la siguiente ventana:

Descripción:

1. Desde aquí se despliega la lista de usuarios creados para el sistema, se debe seleccionar el usuario al que se le asignaran empresas. 2. En este cuadro se muestran las empresas a que tiene acceso el usuario identificado en el punto 1. 3. Estos botones permiten asignar o desasignar empresas para el usuario seleccionado. 4. En este punto aparece el listado completo de empresas o personas con que trabaja el sistema. b) Asignación de permisos

Seleccionando la opción resaltada en la imagen, se despliega la siguiente ventana:

Una vez elegida la opción se despliega la siguiente ventana

Para asignar permisos se tienen dos opciones:

 Asignar por usuario; permite asignar permisos a cada usuario, individualmente.

 Asignar por rol; permite asignar permisos a un determinado rol. Una vez asignados los permisos por rol, se podrá posteriormente asignar un rol a un usuario, obteniendo (el usuario) inmediatamente los permisos atribuidos a dicho rol.

NOTA: Es importante que previo a la asignación de permisos por usuarios o roles, los usuarios tengan asignadas entidades.

En la ventana de asignación de permisos primero se debe seleccionar una empresa y luego seleccionar si requiere otorgar (o restringir) permisos por usuario o por rol. Luego se debe hacer clic en el botón “Buscar”.

Dependiendo de la selección que realice, en el panel inferior aparecerán los módulos del sistema contable junto a los usuarios del sistema o bien a los roles:

1. En la columna Acción se muestran los diferentes módulos de AudiSoft® y las acciones que se pueden realizar en cada uno de ellos.

2. Esta barra permite desplazarse a lo largo de la lista de acciones.

3. Estas columnas muestran los roles o usuarios, en este caso se muestran los usuarios puesto esa fue la selección que se realizó.

a) Las indican que el usuario o el rol no posee el permiso para realizar la acción que se indica. b) Las indican que el usuario o el rol posee el permiso para realizar la acción que se indica.

Para otorgar o denegar permisos basta con hacer doble clic sobre la celda:

Luego solo debe salir, puesto que los cambios son almacenados automáticamente.

c) Asignación de roles

Seleccionando la opción resaltada en la imagen, se despliega la siguiente ventana:

El objetivo de esta asignación es otorgar un rol a los diferentes usuarios del sistema, de tal manera de limitar sus permisos. Los permisos para cada rol deben ser previamente establecidos en Asignación de permisos (ver 2b del menú permisos). Asignación de roles

Para asignar un rol se debe seleccionar una empresa y hacer clic en el botón Buscar, así se mostrará la información de dicha empresa.

Luego se debe hacer doble clic sobre la celda adecuada para asignar un rol a un determinado usuario.

De esta manera:

 Significa que el usuario no tiene asignado un rol.
 Significa que el usuario tiene asignado el rol que indica.

Para almacenar los cambios solo basta con salir de la ventana.

d) Copia permisos entre empresas

Con esta opción usted podrá copiar los permisos a usuarios o roles que haya asignado a otra empresa, de tal manera de hacer más eficiente su trabajo.

Seleccionando la opción resaltada en la imagen, se despliega la siguiente ventana:

Para copiar los permisos de una empresa a otra, simplemente debe seleccionar la empresa de origen, empresa de destino y un rol o usuario.

De esta manera se activará el botón Copiar, y podrá utilizarlo.

Una vez realizada la copia solo debe salir de la ventana.

Ingreso a una Empresa

Para seleccionar la empresa con la que se desea trabajar, se debe hacer clic en el siguiente botón:

Esta acción arrojará la siguiente ventana:

En esta ventana se debe seleccionar la entidad dando clic sobre ella y luego se selecciona el periodo con que se desea trabajar. Luego se da clic en aceptar para ingresar a la empresa y periodo seleccionado.

También se puede realizar una búsqueda de la empresa a elegir dando clic en el botón buscar, lo que desplegará la siguiente ventana en la que se especifica uno o ambos parámetros de búsqueda y luego solo Buscar.

Al ingresar a una empresa se activan todos los botones ubicados a la izquierda de la ventana principal de AudiSoft.

NOTA: NO todas las opciones estarán activas, ni tampoco serán las mismas para todos los usuarios, puesto que es el administrador del sistema quien define los permisos y atribuciones que tendrá cada usuario del mismo.

En el menú empresas también se puede cambiar el periodo en que se trabaja seleccionando la siguiente opción:

En la ventana de la derecha solo se debe seleccionar el ejercicio al que se quiere cambiar y hacer clic en aceptar.

Esta ventana también se abre al hacer doble clic sobre la barra de inferior en la ventana principal de AudiSoft®

Clic sobre el periodo

Parametrización del sistema

Como usted ya debe saber AudiSoft es un software que trabaja de forma paramétrica; dentro del menú que se muestra, se realiza la mayor parte de las parametrizaciones del sistema.

Menú Parámetros Generales

Los parámetros generales permiten establecer las primeras configuraciones en AudiSoft.

1. Submenú Datos Contables

En esta opción se debe establecer la configuración para la contabilización y cálculo de impuestos.

Para realizar la edición de estos parámetros se debe hacer clic en el botón Modificar y luego en el Botón Grabar para guardar los cambios.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana (Datos Contables):

1. En la sección Periodo Actual se crean los periodos en los cuales se podrá utilizar la parametrización que se realice en las demás secciones. Esto se realiza simplemente seleccionando el periodo, lo que arrojará el siguiente dialogo:

Aquí solo bastará que seleccione la opción SI para crear el periodo o NO para cancelar la creación.

2. En la sección Porcentajes, se debe indicar el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado vigente.

3. En la sección Cuentas se debe establecer cuales será las cuentas para la contabilización, cálculo y preparación de informes. Para editar la cuenta solo debe hacer clic sobre el botón de consulta o presionar F2 desde su teclado. De esta manera se despliega la siguiente ventana denominada Consulta de Cuentas:

a) Es el motor de búsqueda, donde buscamos la cuenta que necesitamos; por ejemplo, en la pantalla de datos contables la primera cuenta que se debe asignar es la del IVA crédito fiscal, para ello, la búsqueda de la cuenta se puede realizar de dos formas; a través del código de la cuenta o a través del nombre, en este caso se realizó la búsqueda a través del nombre escribiendo el nombre completo de la cuenta para una búsqueda más exacta o solo parte de él, lo que arrojará como resultado varias coincidencias. b) Permite seleccionar el tipo de cuenta de que se trata para acotar la búsqueda. Por defecto aparece seleccionada la opción todas al deseleccionar esta opción, se liberan los otros tipos de cuentas. c) Estas dos opciones, ordenar por nombre y ordenar por código, son de utilidad para ordenar los resultados de la búsqueda alfabéticamente por nombre, o bien secuencialmente por el código de la cuenta. d) Este recuadro muestra los resultados de la búsqueda. Inicialmente muestra el listado completo de cuentas que tiene la empresa. e) El botón seleccionar permite elegir la cuenta escogida en el cuadro de resultados de búsqueda este símbolo indica que la selección se a realizado. El botón Salir permite grabar la selección realizada y volver la ventana de Datos contables.

El botón permite asignar la cuenta contable a otros impuestos, como el impuesto a las bebidas alcohólicas, IVA anticipado etcétera.

4. La sección Impresión de Documentos permite definir si se realizará impresión de documentos de compra y ventas.

2. Submenú Mantención Periodos Balance Anual

Esta opción permite efectuar cierres o aperturas de balances anuales, al seleccionarla se despliega la siguiente ventana:

1. Permite agregar un año para realizar el balance anual. Aquí se debe ingresar el período contable (año comercial). 2. Este cuadro muestra los balances agregados y su estado (abierto o cerrado). 3. El botón modificar permite cambiar el estado de un balance, al hacer clic sobre el se puede elegir el estado en el cuadro explicado en el punto 2. El botón salir cierra la ventana.

Para guardar o descartar la selección realizada simplemente tiene que presionar “Enter” en su teclado. Esta acción arrojará el siguiente dialogo:

En él solo debe seleccionar la opción que desee.

3. Submenú Mantención periodos declaración IVA

 Esta opción arroja una ventana que permite abrir o cerrar los periodos de declaración de IVA.

En esta ventana solo se debe ingresar el año que se va editar y luego hacer clic en el botón modificar, de esta manera se podrá elegir el estado del periodo. Funciona de la misma manera que la ventana de mantención de periodos de balances anuales (Ver 2 de menú Parámetros generales.)

Se debe tener en cuenta que el año que se ingrese debe estar abierto, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje:

4. Submenú Mantención periodos contables

Permite abrir o cerrar periodos mensuales de contabilidad. Según la opción que se elija se podrán realizar o no contabilizaciones.

Funciona de manera similar a las demás mantenciones de periodos. (Ver 2 de menú Parámetros generales)

5. Submenú Menú Parámetros de Contabilidad

Esta sección Permite realizar diferentes acciones en planes de cuentas, centros de costos, libros auxiliares, etc.

Creación y mantención de planes de cuentas

Para la edición de planes de cuentas AudiSoft cuenta con 3 opciones:

 Planes de Cuentas  Edición Árbol de Cuentas  Mantención de Cuentas

1. Submenú Planes de Cuentas

Esta opción le permite crear y modificar diferentes planes de cuentas, para adaptarse a las necesidades de la empresa.

Al realizar clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para crear un nuevo plan de cuentas, se debe hacer clic en , hecho esto se desbloquea la ventana siguiente.

Automáticamente se asigna un código, este es asignado en función el último código creado + 1.

Se debe ingresar el nombre del plan de cuentas.

Luego se debe establecer con que nivel de detalle se mostrará el plan de cuentas, pudiendo elegir entre 4 diferentes niveles enumerados de 2 a 5.

Niveles

Posterior a esto, se hace una breve descripción del plan de cuentas.

Hecho lo anterior, se debe hacer clic en y el nuevo plan de cuentas, aparecerá en la ventana siguiente:

2. Submenú edición árbol de cuentas

En esta opción podrá editar y establecer la clasificación de grupos y cuentas de las diferentes partidas del balance patrimonial y de resultados.

Al seleccionar la opción indicada, se despliega la siguiente ventana:

1. Plan de cuentas, muestra todos los planes creados en sistema, en este caso esta seleccionado el plan de cuentas “Plan de muestra”, al seleccionar el botón se despliega el árbol del plan de cuentas en todos sus niveles. Al seleccionar el botón se abre la siguiente pantalla:

Desde aquí se puede imprimir el plan de cuentas o bien exportarlo a un archivo Excel. Si se decide por imprimir, tendrá la opción de previsualizar el informe o no, pasando así directamente a la selección de la impresora. Si decide generar un archivo en Excel, entonces puede o no agregar la ruta donde éste guardará (si no se selecciona ruta alguna, el sistema por defecto crea un archivo que se guarda en la carpeta de archivos temporales para visualizarlo).

2. En esta sección se muestra la estructura del plan de cuentas seleccionado, en el ejemplo, por ser nuevo, no existe estructura del árbol de plan de cuentas, sin embargo AudiSoft® trae incorporado un árbol estándar, cuya estructura sigue los parámetros de la FECU.

3. Se muestran todas las cuentas contables (creadas y estándar), estas se pueden visualizar de dos formas; una a través de todas las cuentas que muestra la totalidad de cuentas, o la segunda con Solo cuentas con movimientos, que muestra solo aquellas cuentas que tengan movimientos y que además no estén clasificadas en el árbol del plan de cuentas. 4. Estos botones muestran las herramientas para editar el árbol de cuentas. A continuación se explica la función de cada uno:

 Permite Abrir directamente la ventana de mantención de planes de cuentas. Para más información ver instrucciones del “Submenú planes de cuentas”.

 Permite agregar grupos para cada uno de los niveles permitidos en el plan de cuentas, es decir, si al crear el plan de cuentas se permitió solo 3 niveles, entonces podrá crear un grupo y un subgrupo, siendo el tercer nivel las cuentas propiamente tales. 

Al hacer clic sobre esta herramienta se abrirá la siguiente ventana:

1. En la sección Grupos y Subgrupos se establecerán el código del grupo a crear y el nombre del mismo.

El dígito destacado indica en que nivel se creará el grupo, en esta oportunidad se encuentra en 0, lo que indica que el grupo se añadirá al plan de cuentas y no a uno de sus niveles, es decir el grupo que se cree, será el Nivel 1.

Al asignar un código al nivel, se debe hacer clic sobre el botón Modificar para poder editar los siguientes datos, como el nombre, tipo de cuenta y descripción.

2. En la sección Clasificación se asignará si la cuenta tiene el carácter de patrimonial o bien de resultado.

3. La sección Nivel muestra en que nivel se creará el grupo, este se establece de manera automática dependiendo de en que nivel se esté creando el grupo.

4. En la sección Descripción se puede realizar un breve comentario acerca del grupo.

Una vez terminado se debe hacer clic en Grabar para almacenar los cambios. De esta forma el nuevo grupo aparecerá en la ventana principal:

Al seleccionar este grupo se podrá crear un subgrupo, que representará el Nivel 2, y así sucesivamente hasta completar los niveles deseados por el usuario, quedando editada y lista para ser usada la estructura del árbol de cuentas.

 Este botón permite modificar el nombre, clasificación y descripción de un grupo. Para ello se despliega la misma ventana para agregar un grupo o subgrupo, y se da clic en el botón modificar, con ello se podrán editar los diferentes campos. Una vez terminado se debe hacer clic en Grabar para almacenar los cambios.

 Permite crear una cuenta contable. Para tener más información ver instrucciones para el “submenú Mantención de cuentas”.

 Permite agregar una cuenta al árbol. Solo se podrán agregar cuentas en el último nivel, es decir, si su plan de cuentas permite 5 niveles, entonces podrá agregar cuentas solo en el grupo que constituya el nivel 4, puesto que las cuentas corresponderían al nivel 5.

Al seleccionar este botón se despliega la ventana de consulta de cuentas, explicada en la parametrización de datos contables (Ver sección 3):

Existe una segunda alternativa para agregar una cuenta, que consiste en arrastrar la cuenta deseada al grupo deseado, siendo ésta una alternativa más rápida de asignación de cuentas. Para ello, primero se debe seleccionar el grupo y luego depositar la cuenta en dicho grupo.

 Permite quitar una cuenta del árbol de cuentas, para ello simplemente se debe seleccionar la cuenta a quitar y luego seleccionar SI en el dialogo que se muestra a continuación:

Este botón también puede ser utilizado para quitar un grupo o subgrupo. Es importante mencionar que el grupo no se podrá eliminar si contiene subgrupos o cuentas.

3. Submenú Mantención de Cuentas

En esta opción se puede crear y modificar las cuentas contables. Al seleccionarla se despliega la siguiente ventana:

Como se observa esta ventana cuenta con cinco pestañas:

 Datos Generales  Proyectos  Tesorería  Analíticos  Saldos

Creación de una Cuenta Para crear una cuenta se debe hacer clic en el botón de la pestaña Datos Generales

Esto permite habilitar todas las opciones:

Primero se asignará un código y nombre a la cuenta. Si se requiere se puede consultar las cuentas existentes en el botón de consulta

Luego debemos escoger el tipo de cuenta de que se trata:

Finalmente, de manera opcional (puesto que no es requerido, no obstante es lo recomendado), se puede agregar una descripción de la cuenta:

Luego solo resta Grabar los cambios haciendo clic en el botón adecuado.

Más tarde puede realizar cambios en la configuración de la cuenta haciendo clic en el botón Modificar.

Las demás viñetas permiten agregar información adicional, como la creación de auxiliares y analíticos de cuentas. A continuación se explica el funcionamiento de cada una:

Pestaña Proyectos

AudiSoft ® permite tener un control sobre el desarrollo de proyectos de la empresa (detalle de costos y avance). Esta opción otorga la posibilidad de asignar proyectos a determinadas cuentas, lo que permite al sistema generar informes detallados.

Para asignar un proyecto a una cuenta se debe seleccionar la cuenta en la pestaña Datos Generales, en la sección “cuenta” y luego dar clic en el botón modificar y posicionarse nuevamente en la pestaña Proyectos.

Al volver a la pestaña Proyectos, notará que se han desbloqueado los botones Asignar y Quitar proyecto. Como se muestra en la siguiente imagen:

Ahora bien, para asignar un proyecto a la cuenta elegida se debe hacer clic en el botón Asignar Proyecto. Se desplegará la siguiente ventana:

Filtro Orden

Filtro y Orden, tienen la función de acotar y ordenar la búsqueda de proyectos. Si no utiliza estas funciones se mostrarán todos los proyectos existentes.

Para realizar la búsqueda mediante los parámetros que desee de hacer clic sobre el botón

Para elegir un proyecto simplemente se debe hacer clic en el botón Seleccionar. Este símbolo indica que la selección se ha realizado.

Luego debe hacer clic en el botón salir para cerrar la ventana.

De esta manera el proyecto se habrá asignado a la cuenta, ahora solo se debe hacer clic en Grabar

Para desasignar un proyecto, simplemente se seleccionar el proyecto y luego hacer clic en el botón Quitar Proyecto.

Pestaña Tesorería

En esta pestaña existe la opción de otorgar una clasificación específica a la cuenta. Esta clasificación permite al sistema identificar que acción realizar cuando se trabaja con ésa cuenta.

Para asignar una clasificación a una cuenta se debe seleccionar dicha cuenta en la pestaña Datos Generales, en la sección “cuenta” y luego dar clic en el botón modificar y posicionarse nuevamente en la pestaña Tesorería.

Ahora se podrá seleccionar la clasificación adecuada para la cuenta haciendo clic sobre la opción. Para guardar los cambios solo se debe hacer clic en Grabar.

A continuación se indica que efectos tiene en la cuenta cada clasificación:

 Ninguno; No otorga características especiales a la cuenta, esta clasificación es seleccionada por defecto al crear una cuenta.

 Caja; Clasificar una cuenta de esta manera indica al sistema que se trata de disponible y tiene efectos en la determinación de los Flujos de Efectivo.

 Caja Chica; Otorga características similares a Caja.

 Créditos Bancarios; Indica que se trata de una cuenta representativa de un crédito bancario.

 Cuentas por Pagar; Permite establecer analíticos sobre la cuenta seleccionada, creando auxiliares para cada empresa contenida en dicha cuenta.

 Documentos por Pagar; Otorga características similares a las de Cuentas por pagar.

 Cuenta Particular; Clasificar una cuenta de esta manera indica al sistema que cuando se usa dicha cuenta se trata de movimientos relacionados con los socios de la empresa, de esta manera permite digitar o seleccionar el RUT del socio que realiza el movimiento.

 Banco; Permite identificar movimientos bancarios consultando así el tipo de documento, fecha y otros antecedentes relacionados con la operación que se registra.

 Fondo a rendir; permite al sistema crear auxiliares para la cuenta involucrada.

 Cuentas del personal; permite al sistema identificar movimientos relacionados con el personal de la empresa, estableciendo auxiliares para cada uno.

 Cuentas por Cobrar; Permite establecer analíticos sobre la cuenta seleccionada, creando auxiliares para cada cliente contenido en dicha cuenta.

 Documentos por Cobrar; Otorga características similares a las de cuentas por cobrar.

 Otros; No otorga características especiales a la cuenta.

Es importante indicar que es vital la correcta clasificación de las cuentas, puesto que de ello depende el óptimo funcionamiento del sistema.

Pestaña Analíticos

Permite crear analíticos sobre una cuenta determinada, de esta manera cuando se realice un movimiento con dicha cuenta, el sistema consultará a qué analítico se cargará o abonará el movimiento.

Para crear analíticos en una cuenta se debe seleccionar dicha cuenta en la pestaña Datos Generales, en la sección “cuenta” y luego dar clic en el botón modificar y posicionarse nuevamente en la pestaña Analíticos.

Para agregar una analítico se debe hacer clic en Nuevo, al hacer esto el botón “Nuevo” cambiará a “Grabar” y se podrán ingresar los datos correspondientes:

Para guardar el analítico creado solo debe hacer clic en Grabar.

Para almacenar los cambios realizados en la cuenta se debe hacer clic en el botón Grabar de los botones de edición de cuentas:

Pestaña Saldos

Esta opción permite observar los saldos mensuales de una cuenta en un periodo determinado.

La sección encerrada en rojo, permite seleccionar el año a consultar.

Creación y Administración de Centros de Gestión

Para la creación y mantención de centros de gestión AudiSoft cuenta con 6 opciones:

 Mantención de Centros de Gestión  Informe de Centros de Gestión Asignados a Cuentas  Árbol de Centros de Gestión  Mantención de distribuciones de Centros de Gestión  Asignación de Centros de Gestión o Distribuciones  Asignación de Centros de Gestión 1. Submenú Informe plan de cuentas con Proyecto

A través de esta opción puede ver los grados de avance de los distintos proyectos que está desarrollando la empresa.

2. Submenú Mantención de Centros de Gestión

Esta opción permite crear, editar o modificar Centros de Gestión.

Al seleccionar esta opción se desplegará la siguiente ventana:

1. En esta sección se ingresan los datos del centro de gestión, además se debe indicar si se trata de un centro de nivel 1 o 2.  Nivel 1 indica que se trata de un centro de gestión principal  Nivel 2 indica que se trata de un centro de gestión secundario

Ejemplo:

Ventas - Osorno - Temuco - Santiago

Para que un centro de nivel 2 pertenezca a uno de nivel 1, se debe realizar la asignación en el Árbol de Centros de Gestión (Ver 3, Submenú árbol de centros de gestión). Realizada esta acción solo podrá distribuir costos en los centros del nivel 2.

2. Esta sección muestra los centros de gestión actuales y su estado de vigencia, indicando:  V= Vigente

3. Estos botones permiten crear y editar centros de gestión.

Para crear un centro de gestión se debe hacer clic en el botón Nuevo e ingresar un código y nombre para el centro, además se debe indicar el nivel del mismo. Hecho esto se debe hacer clic en el botón Agregar.

Para editar la información de un centro de gestión debe hacer doble clic sobre el mismo y para guardar los cambios hacer clic en el botón Modificar. Para seguir trabajando en la ventana haga clic en el botón Salir, para cerrar la ventana haga nuevamente clic en Salir.

3. Submenú Mantención de Centro de Gestión Temporales

Permite crear los centros de gestión con los que trabajara la entidad, al hacer clic sobre Mantención de Centros de Gestión Temporales se abrirá la siguiente ventana:

1.- Debe ingresar el código y nombre del centro, a su vez ingresar el período que desea que este activo el centro. 2.- El sistema entregara la información del o los centros que agrego al sistema

 Este icono le permite crear el nuevo centro, lo cual activa el icono  para que de esta manera quede guardado en el sistema el nuevo centro. 

4. Submenú Informe de Centros de Gestión Asignados a Cuentas

Esta opción muestra un informe con todas las cuentas de resultados y señala si tiene centros de gestión asignados utilizando para denotar la asignación. (Para saber como asignar Ver 6, Asignación de Centros de Gestión)

Al consultar el informe se despliega la siguiente ventana:

En esta ventana puede exportar el informe a una hoja de cálculo haciendo clic en el botón Planilla

Además puede guardar el informe en una ruta específica indicándola en la opción “Ruta”

Al hacer clic sobre podrá seleccionar la carpeta que desee.

5. Submenú Árbol de Centros de Gestión

En esta opción permite asignar centros de gestión de nivel 2 a los centros de gestión de nivel 1.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

 Aquí se muestra el árbol de centros de costos. Usted podrá ver en forma de carpetas todos los centros de gestión creados de nivel 1.

1. Aquí se observan los centros de Gestión de nivel 2 no asignados a la carpeta seleccionada (carpeta representativa de un centro de gestión de nivel 1).

2. Con estos botones puede realizar diferentes acciones con los centros de gestión:

 Permite  mostrar el árbol de centros de gestión en su totalidad.

 Permite asignar un centro de gestión de nivel 2 a uno de nivel 1.

Para asignar un centro de gestión de nivel 2 solo debe seleccionar la “carpeta” de destino, seleccionar el centro de gestión y luego dar clic en este botón. Hecho esto el sistema preguntará si quiere cambiar el nombre de dicho centro.

Si decide editar el nombre del centro de gestión aparecerá el dialogo en el que podrá hacerlo:

Si decide no hacerlo, AudiSoft automáticamente asignará un nombre compuesto: “centro nivel 1 – centro nivel 2”.

También es posible asignar un centro de gestión arrastrándolo hacia la “carpeta” deseada.

Nota: Es importante saber que una vez que se asignen los centros de gestión de nivel 2, solo se podrá trabajar con estos, puesto que ya no se mostrarán los centro de gestión de nivel 1.

Nota 2: Se debe destacar además que al asignar un centro de gestión de nivel 2 a uno de nivel 1, el código del centro de gestión asignado pasa a ser un código compuesto por 6 dígitos, los 3 primeros indican el centro de nivel 1 y los restantes el centro de nivel 2.

		010 001

C. de G. Nivel 1 C. de G. Nivel 1

 Permite quitar un centro de gestión previamente asignado.

Para ello debe seleccionar el centro a quitar y dar clic en este botón, al realizar esta acción se despliega el siguiente cuadro de consulta:

Debe dar clic en si y el centro de gestión se desasignará.

 Permite cambiar el nombre de un centro de gestión en cualquier momento.

6. Submenú Mantención de distribuciones de Centros de Gestión

Esta opción otorga la posibilidad de crear distribuciones de centros de gestión. Por ejemplo, si un costo está asociado a 2 centros de gestión entonces es aquí en donde podemos definir en que proporción se distribuirá dicho costo, evitando así posteriores cálculos manuales al ingresar un documento al sistema.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana de trabajo que consta de 2 pestañas:

En la pestaña “Crear Grupos” se pueden establecer grupos de distribuciones, para luego asignarles centros de gestión y la proporción que corresponda.

1. Aquí se establecen los parámetros de búsqueda de Grupos, se puede realizar una búsqueda por código o por nombre haciendo clic en el botón Buscar. El botón Todos permite mostrar todos los grupos creados. 2. El botón Nuevo permite crear un grupo, cuyo código y nombre es asignado por el usuario. El botón Modificar permite editar el nombre del grupo seleccionado. El botón Eliminar permite borrar un grupo, siempre que no haya sido utilizado en el ingreso de documentos o bien que esté asignado a una cuenta contable.

Una vez creado el grupo, se procede a asignarle centros de gestión y a realizar la distribución, en la pestaña “asignación de centros de gestión”

1. Aquí se debe seleccionar el grupo de distribución previamente creado, para luego asignarle centros de gestión. 2. Estos botones permiten agregar o quitar centros de gestión y editar la distribución establecida para centro de gestión.

Asignar un centro de gestión y establecer porcentajes de distribución

Primero se debe seleccionar el Grupo, luego debe hacer clic en el botón Agregar Centro de Gestión y establecer el porcentaje de distribución que le corresponde a dicho centro. La secuencia se muestra en las siguientes imágenes:

Debe seleccionar el grupo y luego hacer clic en el botón indicado

Luego debe ingresar el código del centro de costos, en caso de no recordarlo, entonces puede hacer clic en el botón de consulta

Si hace clic en el botón de consulta entonces se abrirá la siguiente ventana, en ella se muestran los centros de gestión previamente creados (Para creación de centros de gestión vea “Submenú Mantención de Centros de Gestión”)

En esta ventana usted puede seleccionar un centro de gestión haciendo clic en el botón seleccionar. Este símbolo indica que la selección se ha realizado, luego solo debe salir.

También es posible realizar una búsqueda ingresando el nombre o parte del nombre del centro de gestión o bien su código y luego indicar si se trata de un filtro por código o por nombre, luego debe hacer clic en Buscar

Al salir solo debe ingresar el porcentaje que se distribuirá y luego presionar ENTER en su teclado.

La distribución será guardad automáticamente al cerrar la ventana. 7. Submenú Asignación de Centros de Gestión o Distribuciones

Esta opción permite asignar un centro de costo o un grupo de distribución a una cuenta determinada.

Al seleccionar esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Aquí se debe digitar el código de la cuenta a la que se le asignará centros de gestión o distribución o bien seleccionar a través de de la consulta de cuentas haciendo clic en 2. Aquí se debe seleccionar si se asignará un centro de gestión o una distribución. 3. En este sector se muestran los centros de gestión (izquierda) o distribuciones (derecha) asignados a la cuenta.

Los botones que se muestran bloqueados se habilitan, al ingresar la cuenta, dependiendo de la selección que se haya realizado en el punto 2 (Asignar). Estos botones permiten asignar o quitar un centro de getión o una distribución.

Al hacer clic sobre el botón Asignar se despliega la ventana de consulta, en la que se podrá seleccionar el centro de costos o distribución según corresponda. Para desasignar un elemento solo debe seleccionarlo y hacer clic sobre el botón Quitar que corresponda.

Para almacenar los cambios solo necesita Salir de la ventana.

8. Submenú Asignación de Centros de Gestión

Esta opción permite asignar cuentas a un centro de gestión determinado.

Al seleccionar esta opción, se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección se debe digitar el código del centro de costos al cual se desea asignar diferentes cuentas. También puede hacer clic en el botón de consulta para seleccionar el centro de costos, el cual solo debe seleccionar la elección y salir.

2. En esta sección se muestra la lista de cuentas asignadas al centro de costos. Para asignar un centro de costos solo debe hacer clic en con lo que se abrirá la ventana de consulta de cuentas:

En esta ventana podrá seleccionar las cuentas que desee solo haciendo un clic sobre la cuenta, para deseleccionarla, debe hacer clic nuevamente sobre la cuenta.

El símbolo indica que la cuenta ha sido seleccionada. Luego solo debe hacer clic en Salir para volver a la ventana principal, en la que se mostrará todas las cuentas que haya seleccionado.

Los cambios serán guardados automáticamente al salir de la ventana.

9. Submenú Asignación de centros de gestión temporales

Esta opción le permite asignar cuenta a los centros de gestión, una vez que haga clic sobre la opción señalada se abrirá la siguiente ventana:

1.- Debe ingresar el código del centro gestión. 2.- Aquí encontrara el nombre y código de las cuentas que están asociados a dicho centro. 3.- Aquí puede agregar nuevas cuentas al centro de gestión

 En este icono puede asignar una nueva cuenta al centro de gestión, una vez seleccionada esta opción se abrirá la siguiente ventana:

Aquí debe seleccionar las cuentas con las que va a trabajar.

10. Submenú Creación y Mantención de Instituciones Bancarias

En esta opción es posible crear instituciones bancarias para poder utilizarlas posteriormente en conciliaciones.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para crear una nueva institución bancaria solo se debe hacer clic en el botón Nuevo, ingresar los datos de la misma y hacer clic en el botón Agregar.

Puede editar los datos del Banco haciendo clic sobre la celda a cambiar y luego solo debe hacer clic en el botón modificar.

Para eliminar un Banco solo debe hacer clic sobre el botón Eliminar, de esta forma el estado de la institución cambiará a ELIMINADO.

11. Submenú Configuración de Libros de Compras y Ventas

En esta opción podrá seleccionar columnas adicionales para los libros de compras y ventas. Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente pantalla:

Para agregar o quitar columnas solo debe hacer clic en el botón Modificar lo que activará las casillas de selección como se muestra en la siguiente imagen:

Así solo debe seleccionar las columnas que se desea agregar en el libro de compras o en el de ventas.

Como se observa las columnas obligatorias no se pueden modificar.

Para guardar los cambios solo debe hacer clic en el botón Grabar.

NOTA: La configuración de Libros de Compras y Ventas tiene efecto en el ingreso de comprobantes de compras y ventas, puesto que al agregar o quitar columnas en dichos libros se activarán o desactivarán opciones de guardado en los comprobantes.

12. Submenú Informe plan de cuentas con Proyecto

A través de esta opción puede ver los grados de avance de los distintos proyectos en los cuales se encuentra trabajando la empresa.

13. Submenú Mantención de Centro de Gestión Temporales

Permite crear los centros de gestión con los que trabajara la entidad, al hacer clic sobre Mantención de Centros de Gestión Temporales se abrirá la siguiente ventana:

1.- Debe ingresar el código y nombre del centro, a su vez ingresar el período que desea que este activo el centro. 2.- El sistema entregara la información del o los centros que agrego al sistema

 Este icono le permite crear el nuevo centro, lo cual activa el icono  así  de esta manera quede guardado en el sistema el nuevo centro. 

14. Submenú Asignación de centros de gestión temporales

Esta opción le permite asignar cuenta a los centros de gestión, una vez que haga clic sobre la opción señalada se abrirá la siguiente ventana:

1.- Debe ingresar el código del centro gestión. 2.- Aquí encontrara el nombre y código de las cuentas que están asociados a dicho centro. 3.- Aquí puede agregar nuevas cuentas al centro de gestión

 En este icono puede asignar una nueva cuenta al centro de gestión, una vez seleccionada esta opción se abrirá la siguiente ventana:

En esta sección debe seleccionar las cuentas con las que va a trabajar.

15. Submenú Asigna Rango de Ingresos de Vouchers

Aquí puede asignar un rango determinado de vouchers con los datos que desea trabajar, de esta manera si alguien desea trabajar con los dato seleccionados, el sistema evitara la duplicidad de vouchers

Menú Control de Documentos Timbrados

En este menú podrá tener un control, tanto de documentos como de libros timbrados.

Como se aprecia en la imagen este menú posee 8 submenús que se describen a continuación:

1. Submenú Mantención de Timbrajes

Esta opción permite registrar los timbrajes de documentos realizados, indicando la fecha de timbraje, el tipo de documentos, además desde y hasta que número se ha realizado el timbraje. Esto permite alimentar el sistema para poder establecer los controles adecuados.

Al hacer clic sobre el submenú indicado se abrirá la siguiente pantalla:

Para registrar una determinada cantidad de documentos timbrados se debe ingresar la fecha de timbraje y luego hacer clic en el botón ubicado a la derecha de la ventana. Esto activará una línea en la ventana inferior en la que podrá seleccionar y registrar los datos realizando doble clic sobre la celda adecuada.

Además se activan los botones Grabar (permite guardar los cambios realizados), Agregar línea y Eliminar línea (permiten editar las líneas que se registren).

Al realizar doble clic sobre la celda de tipo de documento se despliegan los tipos de documentos y solo debe realizar clic para seleccionarlo y luego pulsar la tecla “Entrar” para modificar las columnas siguientes

Luego debe ingresar el folio de los documentos. Si anteriormente ha realizado timbraje de documentos y los ha registrado en esta opción entonces el sistema arrojará automáticamente el correlativo correspondiente al tipo de documento que seleccionó, debiendo ingresar solo el número de la última hoja timbrada en la columna “Hasta”. Para finalizar, solo debe grabar los cambios y salir.

2. Submenú Asignación de Tipos de documentos tributarios

Esta opción tiene por objetivo hacerle saber al sistema que tipo de documento se está ocupando en la impresión, de modo que se pueda llevar el control de documentos.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

Como se observa, se muestran todos los tipos de documentos y sus correspondientes códigos, a los que se deberá asignar un tipo de documento tributario si corresponde, para que el sistema pueda controlar el uso de documentos timbrados. Esta opción se utiliza normalmente cuando internamente se tienen varios tipos de documentos, pero que para fines tributarios son solo de un tipo.

Para editar un tipo de documento solo se debe hacer clic en el botón Modificar y luego simplemente en Grabar para almacenar los cambios.

Para agregar nuevos tipos de documentos se debe ir a “maestros del sistema” y consultar la opción “maestros de tipos de documentos”.

3. Submenú Consulta de Stock y Movimientos

En esta opción se puede realizar consultas sobre el control de documentos timbrados, tanto de los timbrajes, como de usos y saldos. Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente pantalla:

Como se observa en esta ventana se muestra la cantidad de documentos restantes, para observar cómo se compone dicho saldo, solo basta con seleccionar el documento a consultar y hacer clic en el botón Detalle, con lo que aparecerá el siguiente informe en pantalla:

En esta ventana se puede conocer la fecha en que se han realizado timbrajes y la fecha en que se han utilizado, la cantidad de documentos timbrados y utilizados, en folio de los documentos y una glosa. En el ejemplo, el documento utilizado son hojas continuas y por lo tanto en la glosa se muestra qué tipo de libro o documento se imprimió en la cantidad de hojas que indica.

4. Submenú Ingresa Usos de Documentos

Esta opción permite ingresar el uso de documentos mediante otros sistemas, de este modo el control de los documentos timbrados se mantiene actualizado.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

En esta ventana solo se debe seleccionar el tipo de documento utilizado, la fecha de utilización el rango utilizado y una Glosa, luego solo se debe realizar clic en el botón Grabar.

Si desea modificar los datos ingresados o eliminarlos debe seleccionar el tipo de documento ingresar la fecha del registro y el folio inicial, con ello se activará el botón modificar, al hacer clic sobre este botón se activará además el botón eliminar.

5. Submenú Edición uso de hojas continuas

Esta opción presenta un listado del uso que se le ha dado a las hojas. En esta opción se puede agregar o eliminar hojas, de modo de completar el uso de las hojas continuas. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

En la Parte seleccionada usted podrá optar por la opción de agregar o borrar hojas continuas del sistema.

6. Submenú Tipos de Documentos de Timbraje.

En esta opción podrá elegir los tipos de documentos que se controlaran con el timbraje. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar el código y el nombre que asignara al documento que desea controlar. 2. Se desplegara la lista de los documentos creados en el sistema, detallando el código y nombre que asigno al documento. La parte encerrada en rojo presenta las distintas opciones que tiene al trabajar con un documento, si desea crear un documento nuevo debe hacer clic en acción que activara la opción de crear un documento, activando la opción al hacer clic en esta opción será agregado su documento al sistema.

7. Submenú Ingreso de Saldo Para Aviso de Sistema

Esta opción le permite controlar el saldo de los documentos de timbrajes creados, mediante esta opción el sistema le arrojara un stock mínimo de documentos. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

 En esta ventana se presenta el detalle de los documentos con sus respectivos saldos

8. Submenú Foliación de Hojas

En esta sección puede seleccionar las hojas foliadas que desea imprimir. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar el número de folios que desea solicitar. 2. Debe decidir si los datos serán presentados de forma vertical o bien de forma horizontal. Al hacer clic sobre la opción enmarcada en rojo se despliega la siguiente ventana:

En esta ventana debe configurar los parámetros de la impresión de los folios seleccionados para su impresión.

Función General de Botones

A continuación se explican las funciones de los botones que encontrará con mayor frecuencia al utilizar AudiSoft – C ®.

Este botón permite crear o agregar una nueva línea o documento o comenzar con una nueva acción dependiendo de la opción en la que s encuentre.

Este botón permite editar un campo ya creado. Generalmente, solo debe hacer clic o doble clic sobre el campo a editar y luego hacer clic en el botón Modificar para guardar los cambios. En ocasiones con este botón se puede restaurar un elemento con estado “Eliminado” al estado de “Vigente”, con el objetivo de poder utilizarlo nuevamente.

Este botón permite adicionar un elemento creado a una lista de elementos similares.

Este botón permite realizar una búsqueda avanzada acerca de un elemento específico. El usuario puede establecer parámetros en la ventana de búsqueda para acotar la lista de resultados.

Permite eliminar un documento o línea creada en las diferentes opciones de AudiSoft – C ®. En algunas ocasiones este botón solo cambia el estado del elemento a ELIMINADO, pudiendo restaurarse haciendo clic en el botón modificar.

Este botón proporcionará apoyo a cerca de la opción que usted esté utilizando, a su vez permitirá obtener ayuda de las demás opciones de AudiSoft – C ®.

Este botón permite salir o cerrar la ventana con la que se está trabajando.

Este icono le permite  imprimir los infomes que le genera el sistema.
 Al hacer clic sobre este icono el sistema le permite generar el informe en una planilla de excel.
 Al hacer clic sobre este icono el sistema le da la opción de generar el informe en un archivo de PDF.

Este icono le da la opción de generar los informes directamente en la pantalla del sistema.

      Al hacer clic sobre este icono puede ver los detalles de los       informes en la pantalla del sistema.
                     
 Este icono le da la opción de buscar los distintos ítems que  necesita dentro del sistema

Maestros del sistema

Los maestros son archivos que contienen información relevante para diferentes sectores de AudiSoft. En esta opción usted podrá editar los distintos maestros del sistema. Al hacer clic sobre este botón se habilitará la barra de maestros como se muestra en la imagen.

Menú Maestros de Valores

En este menú puede registrar los puntos del IPC, que serán de utilidad para realizar diferentes cálculos en el sistema.

1. Submenú Mantención de Puntos IPC

En esta opción puede consultar los factores del IPC. Estos datos son de suma importancia, puesto que el sistema realiza con estos valores los cálculos que dicen relación con la corrección monetaria.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Aquí se presentan todos los factores del IPC que deberá aplicar a sus actualizaciones posteriores.

Menú Maestros de Proyectos

En esta opción se podrán administrar los proyectos de la empresa.

1. Proyectos

En esta opción podrá crear los diferentes proyectos que lleve a cabo la empresa para poder tener control sobre ellos.

Al seleccionar la opción indicada se despliega la siguiente ventana:

Para agregar un nuevo proyecto debe hacer clic en el botón Nuevo e ingresar los datos requeridos:

1. Debe asignar un código al proyecto, un nombre y seleccionar un estado:

2. Se deberá asignar un responsable del proyecto (creado previamente en Submenú responsables del proyecto) e ingresar un teléfono de contacto.

3. Se debe ingresar fechas de inicio y termino del proyecto, además del valor total del mismo. Puede ingresar las fechas digitándolas en su teclado o bien haciendo clic en el botón calendario

En este calendario usted solo debe escoger el mes, digitar el año de consulta y luego simplemente hacer clic sobre el día a seleccionado.

4. Puede indicar la dirección y algunas observaciones. Una vez ingresada la información anterior solo debe hacer clic en el botón Agregar:

2. Etapas

En esta opción usted puede establecer las distintas fases de un proyecto.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para crear una nueva etapa del proyecto debe hacer clic en el botón Nuevo, luego debe asignarle un código y un nombre.

Luego debe dar clic en el botón Agregar.

Para modificar el nombre de la etapa debe dar clic sobre el mismo y editarlo, luego debe hacer clic en el botón Modificar para guardar los cambios.

Para eliminar una etapa solo debe seleccionarla y hacer clic en el botón Eliminar, esto hará que el estado cambie de VIGENTE a ELIMINADO. Para restaurar la lista de precios solo debe hacer clic en el botón Modificar.

Maestros de Productos y Stock

1. Productos

En esta sección puede ingresar al sistema los datos de los distintos productos que ofrece la empresa. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección debe ingresar todos los datos del producto que requiere el sistema. En primer lugar debe asignar un código, el cual identificara al producto, posterior a ello indicar el nombre del producto, seleccionar la unidad de compra y asociar el producto a una cuenta de compras y luego a una cuenta de venta. Al hacer clic en el botón agregar el sistema guardara los datos del producto creado. 2. En esta sección el sistema presenta los datos de todos los productos ingresados al sistema. En ella se identifica el producto por código, nombre y unidad de medida. En la parte enmarcada en rojo el sistema presenta las distintas opciones que ofrece para la creación, modificación o eliminación de productos. Para ingresar por primera vez un producto hay que hacer clic en el botón Nuevo, con esta acción se activa la ventana para ingresar los datos del nuevo producto.

Maestros de Tipos de Documentos

Aquí puede modificar y crear documentos para ser utilizados en módulos de compras y ventas, timbraje e impresión

1. Tipos de Documentos de Compras y Ventas

En esta opción usted puede agregar o eliminar documentos de compras y ventas conforme a sus propias necesidades.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para agregar un documento debe hacer clic en el botón Nuevo;

a) Ingresar los datos del documento:

b) Indicar si se trata de un documento de compras o ventas y si es en papel o electrónico, haciendo clic sobre la casilla adecuada:

 Indica selección. Al elegir una opción automáticamente se desactiva la opción opuesta o excluyente.

c) Luego debe indicar de qué clase de documento se trata:

Si selecciona Factura o boleta se activan 3 opciones:

Si usted no selecciona una de estas opciones entonces AudiSoft entenderá que se trata de una factura o boleta afectas a IVA, sin tratamiento especial.

Al elegir una opción automáticamente se desactiva la opción opuesta o excluyente. En este caso, si selecciona “Factura”, entonces se desactiva la opción “Boleta” y además se desactivas las otras clases de documentos.

d) Finalmente debe asignar la o las cuentas a las que se imputará el monto del documento, esto permite que al ingresar un comprobante de compras o ventas el sistema otorgue la posibilidad de elegir que cuenta utilizar mostrando como opciones las cuentas aquí asignadas.

Es obligatorio que al menos se asigne una cuenta para poder agregar el documento creado, puesto que de lo contrario el sistema no lo permitirá y arrojará el siguiente mensaje:

Es importante mencionar que solo se podrán asignar cuentas que posean análisis de auxiliares.

Al hacer clic sobre el botón destacado se abre la siguiente ventana en la que podrá agregar o quitar cuentas:

Para asignar una cuenta debe hacer clic en Agregar, con lo que se activa una línea en la que deberá digitar el código o consultar por las cuentas con análisis de auxiliares en el botón

En la consulta de cuentas usted puede elegir una cuenta haciendo clic en el botón seleccionar. Además en esta ventana puede elegir parámetros para realizar una búsqueda.

La opción ingresar IVA por separado se activa solamente al seleccionar como clase de documento “boleta”, al activar esta opción el sistema permite que al ingresar un comprobante contable el IVA se pueda ingresar manualmente, de lo contrario AudiSoft – C ® realizará el cálculo automáticamente (Recomendado).

Luego solo debe hacer clic en el botón Agregar, para guardar el nuevo documento y agregarlo a la lista de documentos:

Para modificar información del documento debe hacer clic sobre el campo a modificar y editarlo, luego debe hacer clic en el botón Modificar para guardar los cambios. Para eliminar un documento solo debe seleccionarlo y hacer clic en el botón Eliminar, esto hará que el estado cambie de V (vigente) a E (eliminado) Para restaurar la vigencia de un documento solo debe seleccionarlo y hacer clic en el botón Modificar.

3. Habilitar Impresión de Documentos de Compras y Ventas

En esta opción podrá habilitar los tipos de documentos asociados a Compras y Ventas que desea que el sistema Imprima. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

Solo al hacer clic sobre el documento seleccionado el sistema lo habilita para que este se pueda Imprimir.

4. Maestro de Impresión de Documentos de Compras y Ventas

Esta opción le permite configurar la impresión de los documentos asociados a compras y ventas que desea que el sistema Imprima. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

Aquí deberá indicar el tipo de documento que desea configurar y definir si el documento está asociado a compras o a ventas, al seleccionar un documento se abrirá la siguiente ventana:

En esta ventana deberá seleccionar los ítems que desea que el sistema imprima en el documento.

5. Documentos de Pago

En esta opción usted podrá crear diferentes documentos para una determinada cuenta. De esta forma si posee una cuenta en la que contabiliza varios tipos de documentos usted podrá indicar al software de qué tipo de documento se trata.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para crear un nuevo tipo de documento debe hacer clic en el botón Nuevo y luego asignar un código, un nombre, observaciones e indicar qué cuenta contable utilizará dicho documento. Para indicar la cuenta puede digitar el código o bien consultar haciendo clic en el botón , con lo que se abrirá la ventana de consulta de cuentas. Luego solo debe hacer clic en el botón Agregar.

Para modificar información del documento debe hacer clic sobre el campo a modificar y editarlo, luego debe hacer clic en el botón Modificar para guardar los cambios.

Para eliminar un documento solo debe seleccionarlo y hacer clic en el botón Eliminar, esto hará que el estado cambie de vigente a eliminado.

Para restaurar la vigencia de un documento solo debe seleccionarlo y hacer clic en el botón Modificar.

6. Maestro para tipos de documentos de impresión

En esta opción usted podrá crear tipos de documentos de impresión, esta opción ha sido creada pensando principalmente en la impresión de cheques.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

Podrá crear un documento haciendo clic en el botón Nuevo, al hacer esto AudiSoft asignará un código automáticamente y otorgará la posibilidad de asignar un nombre y dar una breve descripción.

Luego solo debe hacer clic en el botón Agregar.

Para modificar información del documento debe hacer clic sobre el campo a modificar y editarlo, luego debe hacer clic en el botón Modificar para guardar los cambios.

Para eliminar un documento solo debe seleccionarlo y hacer clic en el botón Eliminar.

7. Maestro de Impresión de Documentos de Impresión

En esta opción deberá definir la configuración de los documentos que se van a imprimir.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

En esta ventana tiene que definir la dimensión de los distintos ítems que debe llevar el documento para su futura impresión.

Maestros para Compras y Ventas

Permite realizar la mantención de la base de datos de proveedores, clientes y otra información utilizada por AudiSoft.

1. Proveedores

En esta sección podrá tener un control de todos los Proveedores con los que se relaciona la empresa para llevar a cabo su proceso de compra. Al hacer clic sobre esta sección se desplegara la siguiente ventana:

1. En esta ventana debe identificar al proveedor que va a ingresar al sistema, indicando todos los antecedentes que dicen relación con el proveedor, como lo es la razón social, Rut, nombre, giro, entre otros. 2. En esta ventana el sistema le entregara los antecedentes de todos los proveedores que han sido agregados al sistema, identificando al proveedor por su Rut, nombre, razón social, giro, teléfono, fax, dirección, comuna y ciudad.

3. En esta ventana debe identificar al proveedor que va a ingresar al sistema, indicando todos los antecedentes que dicen relación con el proveedor, como lo es la razón social, Rut, nombre, giro, entre otros.

4. En esta ventana el sistema le entregara los antecedentes de todos los proveedores que han sido agregados al sistema, identificando al proveedor por su Rut, nombre, razón social, giro, teléfono, fax, dirección, comuna y ciudad. En la parte superior enmarcada en rojo se puede crear un proveedor al hacer clic sobre el botón . Así como se puede crear también se puede modificar o eliminar a un proveedor de la base de datos del sistema. Al hacer clic sobre la parte inferior de la ventana en marcada en rojo Se puede agregar nuevas ciudades, al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Debe indicar los datos de la ciudad que va a ingresar al sistema, asignándole un código específico, con el cual se identificara la ciudad posteriormente en el sistema. 2. En esta ventana se desplegara el listado de todas las ciudades ingresadas al sistema, identificándose la ciudad en primera instancia por un código, su respectivo nombre y observaciones si las hubieran.

En la parte superior de la ventana enmarcada en rojo, se puede crear, modificar o eliminar una ciudad.

2. Responsables

En esta opción usted puede definir los encargados de determinadas obras o proyectos.

Al seleccionar la opción se despliega la siguiente ventana:

En esta ventana solo debe hacer clic en Nuevo, ingresar los datos necesarios y luego hacer clic en el botón Agregar (Este botón se activa al hacer clic en Nuevo).

3. Clientes

Esta sección permite llevar un registro detallado de todos los clientes con los que tiene relaciones comerciales la empresa. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta ventana debe identificar al cliente que va a ingresar al sistema, indicando todos los antecedentes que dicen relación con el cliente, como lo es la razón social, Rut, nombre, giro, entre otros. 2. En esta ventana el sistema le entregara los antecedentes de todos los clientes que han sido agregados al sistema, identificando al cliente por su Rut, nombre, razón social, giro, teléfono, fax, dirección, comuna y ciudad La parte enmarcada en rojo de la ventana permite agregar nuevas ciudades al sistema, esta sección tiene el mismo tratamiento de la sección de iguales características descrita en el Maestro de Proveedores.

4. Vendedores

En esta opción usted podrá definir las personas encargadas de ventas. Así podrá asociar las ventas con un vendedor específico cuando realice el comprobante. Al seleccionar la opción se despliega la siguiente ventana:

En esta ventana solo debe hacer clic en Nuevo, ingresar los datos necesarios y luego hacer clic en el botón Agregar (Este botón se activa al hacer clic en Nuevo).

5. Forma de Pago

En esta opción podrá establecer las formas de pago a utilizar para la confección de los distintos comprobantes y documentos.

Al seleccionar la opción se despliega la siguiente ventana:

En esta ventana solo debe hacer clic en Nuevo, ingresar los datos necesarios y luego hacer clic en el botón Agregar (Este botón se activa al hacer clic en Nuevo).

Registros de Documentos

Es aquí donde puede interactuar con AudiSoft, en este módulo podrá realizar comprobantes de compras y ventas, contabilizaciones y cálculos automatizados.

Menú Sistema de Compras

Este menú otorga opciones relacionadas con las compras realizadas por la empresa.

1. Registro de Compras

En esta opción usted podrá ingresar o editar los documentos de compras de un determinado periodo. El registro efectuado constituye un comprobante contable.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega el siguiente dialogo en el que tendrá que seleccionar el periodo correspondiente y dar clic en Aceptar:

Para poder trabajar en el periodo seleccionado, éste debe encontrarse abierto, de lo contrario solo podrá consultar documentos de compras antiguos sin poder editarlos. Tampoco podrá ingresar un nuevo documento.

Si al seleccionar el periodo este se encuentra cerrado, entonces verá el siguiente mensaje:

Para abrir o cerrar periodos debe recurrir a la mantención de periodos en los parámetros generales del sistema. Una vez seleccionado el periodo, se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección debemos ingresar los datos del documento. Seleccionando el tipo de documento de que se trata, ingresando el número del documento y fechas de registro, de documento y de vencimiento.

Si no tiene el dato de la fecha de vencimiento, entonces al presionar Enter en su teclado AudiSoft Asigna automáticamente una fecha de vencimiento.

Al hacer doble clic sobre los campos de fecha se despliega un calendario, en el que podrá seleccionar la fecha que corresponda:

Los tipos de documentos que aquí aparecen son los creados en el maestro de documentos de compras y ventas.

2. En esta sección se debe ingresar el RUT del proveedor y el código del responsable del registro. Además puede digitar observaciones.

También es posible seleccionar el RUT del proveedor y el Código del responsable haciendo clic en el botón de consulta

3. Luego de ingresar los datos del punto 1 y 2, al presionar Enter, en este cuadro se digitaran las líneas del documento que correspondan indicando el código de la cuenta contable, proyecto (si se ha establecido control sobre ello), valor, centro de gestión y analítico.

2. Orden de Compras

Esta opción permite emitir órdenes de compra y tener un control sobre estas mismas. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

3. Cambiar Estado de Orden de Compra

En esta sección puede verificar los estados de las órdenes de compra y cambiar dicho estado si lo estima conveniente. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección debe indicar los datos del documento como el número de este y su respectiva fecha de emisión y de vencimiento. 2. Debe indicar los datos del proveedor para el cual correspondía la orden de compra. 3. En esta ventana el sistema entrega todos los datos de la orden de compra que desea modificar. Los datos corresponden al número del documento, nombre del proveedor, nombre del responsable o encargado de la orden de compra y otros. 4. Debe indicar los datos del responsable de la orden de compra.

Sistema de Ventas

Este menú otorga opciones relacionadas con las ventas realizadas por la empresa.

1. Registro de Ventas

En esta opción usted podrá ingresar o editar los documentos de ventas de un determinado periodo. El registro efectuado constituye un comprobante contable.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega el siguiente dialogo en el que tendrá que seleccionar el periodo correspondiente y dar clic en Aceptar:

Para poder trabajar en el periodo seleccionado, éste debe encontrarse abierto, de lo contrario solo podrá consultar documentos de ventas antiguos sin poder editarlos. Tampoco podrá ingresar un nuevo documento.

Si al seleccionar el periodo este se encuentra cerrado, entonces verá el siguiente mensaje:

Para abrir o cerrar periodos debe recurrir a la mantención de periodos en los parámetros generales del sistema. Una vez seleccionado el periodo, se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección debemos ingresar los datos del documento. Seleccionando el tipo de documento de que se trata y fechas de documento y de vencimiento. El número de documento será asignado automáticamente y de forma correlativa.

Puede dejar que AudiSoft Asigne la fecha de vencimiento presionando Enter en su teclado.

Al hacer doble clic sobre los campos de fecha se despliega un calendario, en el que podrá seleccionar la fecha que corresponda:

Los tipos de documentos que aquí aparecen son los creados en el maestro de documentos de compras y ventas.

2. En esta sección se debe ingresar el RUT del cliente y el código del vendedor o responsable. Además puede digitar observaciones.

También es posible seleccionar el RUT del proveedor y el Código del responsable haciendo clic en el botón de consulta

Si debe ingresesar un documento nulo, entonces en “Rut Cliente”, deberá digitar la frase “NULO”, de esta manera el documento se mostrará así en el libro de ventas y podrá usar el correlativo siguiente para el tipo de documento con el que trabaje.

3. Aquí usted podrá seleccionar la forma de pago que haya convenido, además puede digitar observaciones si lo desea.

Las formas de pago que aquí aparecen son editables en el maestro de formas de pago.

4. Luego de ingresar los datos del punto 1, 2 y 3, al presionar Enter, en este cuadro se digitaran las líneas del documento que correspondan indicando el código de la cuenta contable, valor, centro de gestión y analítico.

Digitar o consultar el código de la cuenta

Al ingresar el código de la cuenta, si se trata de una cuenta de resultados, se despliega el siguiente dialogo que mostrará todos los centros de gestión o distribuciones que haya asignado a dicha cuenta, dependiendo de la selección que realice:

a. Primero debe seleccionar si el valor del documento se asignará a un centro de gestión específico o bien la asignación se hará en base a una distribución.

Para asignar o crear centros de gestión o distribuciones debe recurrir al menú Parámetros de contabilidad en donde encontrará opciones para ello.

b. En este campo debe digitar el valor del documento, si se trata de una factura o similar deberá digitar el valor neto, si se trata de una boleta de honorarios o similar deberá digitar el valor bruto; ya que posteriormente el sistema realiza el cálculo del IVA o la retención según corresponda.

c. Si la cuenta posee analíticos podrá indicarlo en esta sección digitando el código del mismo o seleccionándolo en el botón

Para establecer analíticos debe hacerlo a través de la Mantención de Cuentas ubicada en el menú Parámetros de contabilidad.

d. Aquí debe seleccionar el centro de gestión o distribución (depende de la selección que realice en el punto a)

Si usted ha seleccionado en el punto a “centro de gestión” en esta sección se mostrarán todos los asignados a la cuenta, y podrá seleccionar solo uno. Al hacer clic en aceptar la línea que ha editado mostrará los datos ingresados e indicará el centro de gestión que ha seleccionado.

Si en el punto a selecciona “distribución”, entonces al hacer clic en aceptar se mostrará la distribución que se realizará:

Luego debe hacer clic en aceptar, se procesará la distribución y se mostrarán tantas líneas como centros de gestión contenga dicha distribución a la vez que se otorga la posibilidad de ingresar otra línea. Si no desea agregar otra línea entonces presione Escapar en su teclado y se mostrarán las líneas creadas.

Agregar o quitar líneas

Los botones ubicados al inferior de la pantalla permiten agregar o quitar líneas que haya editado.

Es importante mencionar que no podrá editar las líneas creadas, por lo tanto si desea cambiar una línea deberá eliminar la línea y agregar una nueva.

5. Estos botones permiten realizar diferentes acciones:

Al ingresar un documento se activarán básicamente los 3 botones que se muestran en la imagen. Si usted ha parametrizado la impresión de documentos en el maestro de impresión de documentos de compras y ventas, entonces se mostrará activo el botón Imprimir.

Es un acceso directo a la mantención de cuentas de los parámetros de contabilidad. De esta manera no tendrá que salir de la ventana para editar o crear una cuenta si así lo requiere.

Este botón permite cancelar el ingreso de un documento, además permite salir de la ventana.

Este botón permite grabar el comprobante de compras, al hacer clic sobre él se despliega el siguiente dialogo:

Aquí, dependiendo del tipo de documento se activarán diferentes opciones.

En esta ventana se mostrarán los datos ingresados y cálculos automatizados, como la determinación de IVA.

Luego se solicitará el valor Total del documento con el fin de comprobar los datos del documento.

  Es importante destacar que determinadas líneas solo se mostrarán activas si es que en la configuración del libro de ventas se ha habilitado una columna para dicho dato. La configuración del libro de compras se realiza en el menú Parámetros de contabilidad opción Configurar libros de compras y ventas.

Luego de ingresar la información y verificar los datos debe seleccionar la cuenta de destino. Las cuentas que aquí se muestran son las asignadas al documento que se está ingresando. Para agregar nuevas cuentas al documento debe recurrir al Maestro de tipos de documentos de compras y ventas.

Luego solo debe hacer clic en Aceptar para guardar los cambios.

El botón Volver permite regresar a la pantalla anterior para editar los datos previamente ingresados.

6. En este recuadro se muestra estado del comprobante de ventas que se está consultando.

Consulta de un comprobante

Usted puede consultar un comprobante de ventas ingresando a esta opción (Registro de Ventas) e ingresando el número del documento seleccionado. Al realizar la consulta se activarán los botones modificar y eliminar.

Se activan estos botones

Muestra el estado del documento.

Usted puede editar los datos, pero debe recordar que para modificar una línea del comprobante debe eliminarla y agregar una nueva línea.

Módulo de Proyectos

En este menú se otorgan opciones relacionadas con proyectos u obras.

1. Ingreso de Proyectos

En esta opción se pueden relacionar los diferentes proyectos con sus etapas y actividades.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

Esta ventana se divide básicamente en 3 secciones:

 Detalle del proyecto; se refiere a las etapas con la que consta el proyecto.  Detalle de la etapa seleccionada; se refiere a las actividades involucradas en la etapa que se ha seleccionado.  Detalle de la actividad seleccionada; se refiere a las tareas que se llevarán a cabo la cumplir con la actividad seleccionada.

1. Se debe seleccionar en el menú desplegable uno de los proyectos creados.

2. Una vez seleccionado el proyecto se deben asociar las etapas con las que consta dicho proyecto. Para ello se debe agregar una línea en esta sección y luego dar doble clic en la columna código:

De este modo se activará la celda que permitirá ingresar el código de la etapa o bien seleccionarlo haciendo clic en el botón

Luego debe ingresar el costo involucrado para la etapa elegida.

3. Posteriormente, seleccionando la etapa que desee podrá asociar actividades a la misma.

Al seleccionar la etapa se mostrarán las actividades asociadas a la misma, además podrá agregar nuevas etapas haciendo clic en el botón agregar línea, siguiendo el mismo procedimiento descrito en el punto 2.

Es importante mencionar que el total de las actividades no podrá sobrepasar el costo de la etapa. Puesto que de lo contrario el sistema arrojará el siguiente mensaje:

4. Finalmente, es posible asociar tareas a la actividad seleccionada siguiendo el mismo procedimiento descrito en los puntos 2 y 3. De esta manera la pantalla se verá como sigue:

Edición de datos

Para editar cualquiera de los datos agregados, solo se debe hacer doble clic sobre el mismo. Para eliminar una línea solo se debe hacer clic en l botón Quitar Línea.

Para la edición o creación de proyectos, etapas, actividades o tareas acudir al maestro de proyectos.

Sistema de Contabilidad

En este menú se presentan las opciones que otorga AudiSoft para realizar las diferentes operaciones contables.

1. Registros Contables

En esta opción usted podrá contabilizar las diferentes operaciones de la empresa periódicamente.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En este sector encontrará herramientas que harán más eficiente el uso de AudiSoft.

Este botón permite visualizar el libro mayor de las cuentas y período que desee. Para mayor información dirigirse a Consulta de Mayor.

Este botón es una ruta corta para la edición de cuentas contables. Para mayor información dirigirse a Mantención de Cuentas.

Este botón permite ver la descripción de la cuenta que se seleccione en el voucher contable. Esta es la descripción que se ha realizado en la Mantención de Cuentas.

Este botón permite imprimir el comprobante contable del voucher actual.

Este botón permite abrir la calculadora del sistema operativo.

2. En este sector se deben registrar los datos del voucher.

En el tipo de voucher usted podrá seleccionar una de 3 alternativas:

 Ingresos (Para contabilización de ingreso de disponible)  Egresos (Para contabilización de egresos de disponible)  Diario (Para contabilizaciones que no sean de ingresos o egresos)

El número de voucher es asignado por AudiSoft; no obstante, si desea consultar o editar un voucher anterior usted solo debe digitar el número del voucher (si cuenta con los permisos adecuados).

La fecha debe ser digitada directamente por el usuario.

Posteriormente debe escribir la glosa del voucher, que implica una breve descripción de la operación que se realiza.

3. En este sector se realizará el asiento contable, para ello deberá realizar doble clic sobre la columna “Código Cuenta”, con lo que podrá digitar el código de la cuenta a utilizar o bien seleccionar la misma haciendo clic en el botón de consulta

Luego, al presionar “Enter” en su teclado, verá el nombre de la cuenta que seleccionó y podrá ingresar, optativamente, una glosa de línea y posteriormente desplazarse por las columnas DEBE, HABER. Si la cuenta tiene asignado un centro de gestión, entonces en la columna “Centro de Gestión” deberá seleccionar el que corresponda o digitar su código.

Una vez realizada la primera línea al presionar “Enter” podrá editar la línea siguiente.

Podrá agregar o quitar líneas utilizando los botones ubicados al inferior de la pantalla:

En el recuadro ubicado a la derecha se le pedirá información sobre la operación realizada dependiendo de la configuración que se haya dado a la cuenta utilizada. Para saber más dirigirse a la opción Tesorería en Mantención de Cuentas.

Así, si se trata de una cuenta representativa de banco, dependiendo si se trata de un aumento o disminución de la cuenta en este recuadro aparecerá lo siguiente, cuyos datos servirá más tarde para realizar la conciliación bancaria:

Para un aumento (ingreso)

Para una disminución (egreso)

A su vez, si se trata de una cuenta representativa de cuentas corrientes, ya sea por pagar o cobrar, se le pedirá indicar el RUT del Proveedor o Cliente, según corresponda y otros datos atingentes a la operación para asociarla al analítico adecuado:

Disminución Aumento

Si la cuenta representa a un socio, es decir, está marcada como cuenta particular de uno de los socios, entonces se pedirá que seleccione a que socio corresponde, para asociar el movimiento al mismo:

Seleccionar socio

Así mismo si una cuenta es representativa del personal de la empresa (marcada como cuenta del personal), entonces se pedirá los siguientes datos:

Ahora bien, si la cuenta está asociada a un proyecto, entonces se pedirá que indique los siguientes datos, que permitirá un adecuado control de cada nivel:

De esta manera al completar el asiento contable solo resta grabar. AudiSoft – C® solo permitirá grabar si el asiento se encuentra “cuadrado” desde el punto de vista contable y si no faltan datos relevantes.

Al dar clic en grabar se despliega el siguiente diálogo:

Si selecciona sí, entonces se abrirá la ventana de impresión en el cual podrá realizar las configuraciones correspondientes.

2. Generar Voucher de Centralizaciones de Compras, Ventas y Remuneraciones

En esta opción usted podrá realizar la centralización en el diario de las compras, ventas, honorarios y remuneraciones.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección se debe seleccionar el libro que se desea centralizar, el mes y el número de comprobante. El número del comprobante es sugerido por AudiSoft , no obstante, usted puede asignar un número si lo desea. Si selecciona centralizar “Otros”, entonces se realizará la centralización de documentos que no son propios de libros de compras o ventas, como lo son las boletas u otros documentos. Esto para efectos de cuentas corrientes.

2. Aquí se muestra el avance de la centralización, tanto porcentualmente como en número de registros.

Para realizar la centralización solo debe hacer clic en Generar. Si la centralización ya se ha efectuado AudiSoft® indicará el número del comprobante en el que se realizó; de esta forma, si se desea rehacer una centralización solo debe digitar el número del comprobante proporcionado en Número de Voucher de la sección 1.

3. Generar Voucher Provisión de Compras

En esta opción usted podrá generar la provisión de compras en el diario, de manera que el gasto o costo quede contabilizado en el periodo en el que ocurrió.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección se debe seleccionar el año del cual se desea generar la provisión y luego dar clic en el botón Generar. El número del comprobante es sugerido por AudiSoft, no obstante, usted puede asignar un número si lo desea. Si la provisión ya se ha efectuado AudiSoft indicará el número del comprobante en el que se realizó; de esta forma, si se desea rehacer la provisión solo debe digitar el número del comprobante en la celda Número de Voucher.

2. Aquí se muestra el avance de la provisión, tanto porcentualmente como en número de registros. 4. Genera Vouchers Sueldos Por Pagar

Esta opción permite generar vouchers o comprobantes de los sueldos por pagar, en esta opción puede definir los parámetros de edición para la generación de los vouchers y a su vez la opción de generar el voucher. Al hacer clic sobre la opción Edición de Parámetros se abrirá la siguiente ventana:

En esta ventana debe definir los parámetros de los vouchers, en otras palabras es definir el diseño que tendrá el voucher que se va a generar. Al hacer clic sobre la opción Genera Voucher se abrirá la siguiente ventana: 1. Debe indicar el periodo o mes al que corresponda la liquidación de pago. 2. Debe indicar si desea que los datos se carguen todos o bien cargar estos por sección o departamento. 3. El sistema presenta en esta sección el detalle de los vouchers generados. 5. Libro de Inventarios y Balance

En esta opción usted podrá realizar el Libro de Inventarios y Balances. AudiSoft , propondrá información para aquellas cuentas que posean análisis como activos fijos, cuentas por cobrar, etc. de esta manera usted solo deberá chequear dicha información y ordenarla como estime.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Para ingresar el detalle de una cuenta determinada, en esta sección debe digitar o seleccionar el código de la cuenta; Luego se debe seleccionar el año a editar y finalmente hacer clic en el botón Leer Datos, esto mostrará el saldo de la cuenta y la información que se haya agregado a la misma.

A su vez se activará el botón Recuperar Detalle, con el cual podrá captar el detalle de aquellas cuentas que posean analíticos.

2. En este sector podrá editar el detalle de la cuenta seleccionada, para ello cuenta con botones para insertar y eliminar líneas ubicados al inferior de esta pantalla:

Una vez detallada la cuenta solo debe hacer clic en Grabar para guardar los cambios y continuar con otra cuenta. Además puede visualizar el Libro de Inventarios y Balances actual o pasado haciendo clic en el botón Informe, con lo que se abrirá la siguiente ventana:

1. Aquí debe indicar el año que desea consultar. Existe la opción de emitir el inventario completo (opción predefinida) o bien de una cuenta en particular desmarcando la casilla destacada en la imagen.

2. Aquí debe señalar si el destino del informe será la impresión, en cuyo caso puede definir si, antes de imprimir, se visualizará o no el informe, indicándolo en la casilla previsualización; o bien una planilla de cálculo, en cuyo caso puede o no indicar un destino haciendo clic en el botón En ambos casos para procesar el informe se debe hacer clic en el botón Imprimir.

6. Asiento de Apertura

En esta opción usted podrá contabilizar el asiento de apertura del primer ejercicio de la empresa en AudiSoft. Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En este sector encontrará herramientas que harán más eficiente el uso de AudiSoft.

Este botón es una ruta corta para la mantención de los maestros de clientes y proveedores. Al hacer clic sobre él se despliegan dos opciones:

Para mayor información sobre estas opciones dirigirse a Maestros para Compras y Ventas.

Este botón es una ruta corta para la edición de cuentas contables. Al hacer clic sobre él se despliegan dos opciones:

Para mayor información sobre estas opciones dirigirse a Mantención de Cuentas.

Este botón permite visualizar el libro mayor de las cuentas y período que desee. Para mayor información dirigirse a Consulta de Mayor.

 Este botón permite abrir la calculadora del sistema operativo.

2. En este sector solo debe ingresar la fecha y la glosa del asiento de apertura, ya que el tipo de voucher será por defecto “Diario” y el número de voucher será el 1.

7. Generar Vouchers de Pago Con Cheque

En esta opción usted podrá generar pagos con impresión de documentos (impresión de cheques) a la vez que se realiza el voucher correspondiente.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Aquí debe seleccionar o digitar el código de la cuenta representativa de la deuda y el proveedor al que se desea realizar el pago. Luego solo debe hacer clic en Buscar para listar los documentos pendientes de pago con respecto al proveedor seleccionado.

2. En esta sección se muestran los documentos impagos:

Para seleccionar los documentos que desea pagar solo debe hacer doble clic sobre el mismo, mostrando como indicación que se ha realizado la selección:

Si desea seleccionar o deseleccionar todos los documentos puede hacer clic sobre los botones ubicados a la derecha de la pantalla:

3. En este sector usted puede indicar el orden en que se mostrarán los documentos haciendo clic sobre la opción deseada:

4. En esta sección se pueden observar los documentos seleccionados, además puede exportar esta lista a una planilla de cálculo o bien imprimir un informe haciendo clic en los botones ubicados al inferior de la pantalla:

5. Para generar el documento de pago y el voucher debe hacer clic en botón ubicado a la derecha de la pantalla:

Al hacer esto se despliega el siguiente diálogo:

a. Debe elegir la cuenta bancaria con la que realizará el pago. b. Se muestra el número del egreso por defecto o puede digitar el que desee. c. Debe indicar el número de cheque. d. Debe indicar el número del talonario del cheque. e. Debe indicar la fecha de emisión y vencimiento del documento. f. Debe elegir el modelo de cheque que ha sido creado previamente en el maestro para tipos de documentos de impresión. g. Debe seleccionar la impresora en que se imprimirá el documento. h. Puede agrupar el pago por proveedor, puesto que se puede realizar pagos a más de un solo proveedor. Luego debe hacer clic en Generar.

Al presionar Generar se procesará la información y se le pedirá que prepare la impresora, cuando esté listo presione Enter en su teclado o seleccione Si.

Posteriormente se le pedirá que confirme la correcta impresión del documento. Si no se ha impreso correctamente, el voucher creado se anulará y se imprimirá nuevamente el documento.

Con ello se habrá generado el voucher de egreso.

8. Genera Voucher de Pagos con Nomina

En esta opción usted puede generar pagos con impresión de documentos (impresión de cheques) a la vez que se realiza el voucher correspondiente. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Aquí debe seleccionar o digitar el código de la cuenta representativa de la deuda y a su vez definir el tipo de pago sobre el cual desea que se genere el voucher correspondiente. 2. En esta sección el sistema le indica cuales son los documentos que se encuentran pendiente de pagos. 3. Al seleccionar los documentos impagos serán presentados por el sistema en esta sección, para generar su posterior pago.

9. Genera Voucher de Pago de Leyes Sociales

En esta sección podrá generar los comprobantes de pago de las cotizaciones previsionales, para de este modo cumplir con su pago oportuno. Al hacer clic sobre esta opción se desplegara la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el periodo al que corresponde el pago de las leyes sociales, indicar mes y año. 2. El sistema arroja en esta ventana el detalle de las cotizaciones previsionales, identificando cada institución con un código, el respectivo nombre de la institución, Rut y valores de los montos a pagar. 3. Debe indicar el código y nombre de la cuenta, determinar el monto del valor a pagar para posteriormente grabar o guardar el respectivo voucher en el sistema

10. Generar Archivo de Pagos de Boletas de Honorarios Banco BCI

En esta opción usted podrá generar un archivo de texto con información sobre los pagos que se deben realizar por concepto de honorarios adeudados con cargo a su cuenta bancaria. Este archivo podrá ser enviado en línea al Banco Créditos e Inversiones o a cualquier banco que utilice el mismo formato para recibir información.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí simplemente deberá elegir un mes de referencia, indicar la fecha en que debe efectuarse el pago y seleccionar el tipo de documento que se pagará (boletas de honorarios electrónicas, en papel o de servicios de terceros). Finalmente solo debe hacer clic en Generar.

NOTA: AudiSoft mostrará en pantalla los documentos adeudados sólo de aquellos proveedores en cuyo maestro se haya indicado:

 El Banco en que posee cuenta el proveedor.  La cuenta corriente.  Forma de Pago (A través de cuenta corriente de Banco BCI)

Estos datos deben haberse ingresado en el maestro de proveedores como muestra la siguiente imagen:

9. Ingreso de Folios de Pagos de Honorarios

En esta opción usted podrá registrar el folio de los pagos generados a través de archivos de texto enviados al Banco.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

En este diálogo se mostrarán por defecto los periodos de los cuales haya generado archivos de pago.

Podrá ingresar la fecha de envío del archivo y el folio otorgado por el banco haciendo doble clic sobre la fila que desea editar.

10. Ver pagos de Honorarios Generados

En esta opción usted podrá consultar los pagos de boletas de honorarios realizados vía generación de archivo de pago.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí solo deberá seleccionar el año y mes de la consulta. Luego, mediante los botones destacados podrá:

Buscar los pagos generados para el periodo seleccionado

       Generar un informe en planilla de cálculo.

11. Prorrogar Pagos Pendientes

En esta opción usted podrá prorrogar la fecha de uno o varios documentos impagos.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección usted podrá proporcionar algunos datos para hacer más precisa la búsqueda de documentos impagos.

Los Parámetros que usted puede ingresar son los siguientes: - Cuenta - Auxiliar - Origen (Compras, Ventas o Ambos) - Tipo de Documento - Numero de Documento - Fecha de Vencimiento

Para realizar la búsqueda solo debe hacer clic en Buscar

2. En esta sección se mostrarán los resultados de la búsqueda.

Puede seleccionar o deseleccionar los documentos a prorrogar haciendo doble clic sobre la línea deseada o bien, puede seleccionar o deseleccionar todos los documentos encontrados con los botones:

Un indica que el documento ha sido seleccionado.

3. En esta sección se mostrarán solo aquellos documentos seleccionados en la sección 2.

Para prorrogar la fecha de vencimiento de un documento debe seleccionarlo haciendo doble clic sobre el mismo o seleccionar todos los documentos haciendo clic en el botón Seleccionar Todos. Para deseleccionar un documento debe hacer doble clic sobre el mismo y para deseleccionar todos los documentos debe hacer clic en el botón Deseleccionar Todos.

Al seleccionar un documento se activarán los botones que le permitirán aplazar la fecha del documento:

Al elegir el botón Asignar Fecha de Vencimiento a Todos se despliega el siguiente diálogo:

Aquí podrá asignar una fecha de vencimiento en común para todos los documentos que haya seleccionado.

Al elegir el botón Activar Edición podrá asignar fechas de vencimiento para los documentos seleccionados, de manera individual haciendo doble clic sobre la línea que corresponda:

4. En esta sección se ubica la leyenda, que proporciona información acerca del significado que tiene cada color para una línea:

5. Finalmente, con el botón Guardar podrá almacenar los cambios realizados.

12. Reasignar Cuentas a Documentos

En esta opción usted podrá realizar traspasos de documentos entre cuentas contables.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección se ingresan los parámetros para hacer más precisa la búsqueda de documentos asociados a una cuenta. Es importante mencionar que es necesario establecer el parámetro Cuenta.

Los Parámetros que usted puede ingresar son los siguientes: - Cuenta (obligatorio) - Auxiliar - Origen (Compras o Ventas) - Tipo de Documento - Numero de Documento

Para realizar la búsqueda solo debe hacer clic en Buscar

2. En este sector se debe ingresar necesariamente la fecha del traspaso, puesto que con esta fecha se realizará el Voucher correspondiente.

3. En esta sección se mostrarán los resultados de la búsqueda.

Puede seleccionar o deseleccionar los documentos que reasignará, haciendo doble clic sobre la línea deseada o bien, puede seleccionar o deseleccionar todos los documentos encontrados con los botones:

Un indica que el documento ha sido seleccionado.

4. En esta sección se mostrarán solo aquellos documentos seleccionados en la sección 3.

Para asignar una nueva cuenta a él o los documentos, debe hacer clic en el botón Asignar cuenta de destino a todos, de esta manera podrá seleccionar la cuenta deseada. Es importante mencionar que la cuenta de destino debe poseer auxiliar, es decir, debe ser una cuenta corriente.

5. Finalmente, con el botón Guardar podrá almacenar los cambios realizados.

Reservar Vouchers

Esta sección permite reversar un voucher que fue generado anteriormente. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

En esta ventana debe definir si el voucher que desea reversar está asociado a un ingreso o egreso, a su vez debe indicar el numero del voucher para que el sistema lo reconozca y entregue los datos para proceder a reversar el voucher.

Eliminar Reversa

Esta sección permite dejar sin efecto alguna reversa qua haya sido hecha erróneamente o producto de otro motivo. Al hacer clic sobre esta opción se desplegara la siguiente ventana:

En esta ventana se debe en primera instancia indicar el diario del voucher reversado, para que posteriormente una vez identificado dicho voucher proceder a su eliminación.

Sistema de Banco

En este menú se presentan las opciones que otorga AudiSoft – C® para realizar la conciliación bancaria.

1. Ingreso de Cartola Bancaria

En esta opción usted podrá digitar la cartola bancaria periódica, que sirve como base para realizar la conciliación.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo que lo llevará a la ventana principal:

Aquí usted deberá seleccionar el periodo al que corresponde la cartola bancaria a ingresar.

1. En esta sección debe ingresar los datos de la cártola bancaria:

Luego de elegir el banco, debe indicar el periodo de la cartola y su número. Para avanzar de un recuadro a otro solo debe presionar Enter en su teclado.

Al ingresar el número de la cartola se activarán los botones Eliminar y Grabar y podrá ingresar el saldo inicial y final según la cartola.

Hecho esto se activará la edición en la sección 2 (detalle de cartola)

2. Aquí usted podrá digitar el detalle de la cartola bancaria, es decir los cargos y abonos a la cuenta bancaria:

a) Primero debe seleccionar el tipo de documento u operación que desea registrar:

b) Aquí debe aceptar el número de documento propuesto o bien digitar el que corresponda si es un número diferente.

c) Aquí debe ingresar la fecha del movimiento.

d) Finalmente debe digitar el monto del cargo o abono. Se activará la celda de abono o cargo, dependiendo del tipo de documento que haya seleccionado en la letra a).

AudiSoft – C ®, permitirá guardar la cartola adecuadamente cuando los valores ingresados cuadren con los saldos ingresados, de lo contrario permitirá guardar los cambios para su posterior modificación, pero con un mensaje de advertencia:

2. Recupera Cartolas Desde Archivo

En esta opción usted podrá captar la información de la cartola bancaria desde el archivo otorgado por el banco.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

En este diálogo debe seleccionar:

 el banco al que corresponde el archivo de la cartola;  el modelo de cartola, puesto que generalmente los formatos de la cartola no son iguales entre bancos;  debe indicar la fecha final de la cartola y el número de la misma;  finalmente, debe seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo a importar y Hacer clic en el botón Recuperar.

En la sección avance se muestra el progreso de la recuperación.

3. Conciliación Bancaria

En esta opción usted podrá realizar la conciliación de saldos entre la contabilidad y el banco.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí solo debe elegir el banco y la fecha a la que desea conciliar, luego solo debe hacer clic en Conciliar.

En el avance, además de mostrarse el progreso, se muestra el número de registros conciliados y no conciliados. Al existir registros no conciliados, puede ver su detalle en informes del sistema banco/detalle de conciliación.

4. Borrar Conciliación Bancaria

Esta opción permite eliminar una conciliación del periodo en que se trabaja.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí debe seleccionar el banco e ingresar el número de la conciliación, con lo que se mostrará la conciliación de saldos y se activará el botón Eliminar Conciliación.

5. Conciliación Directa

Esta opción le permitirá realizar la conciliación bancaria a partir de los movimientos realizados en contabilidad.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección usted debe elegir el banco que desea conciliar, la fecha de conciliación y el número de conciliación. Luego debe hacer clic en el botón Cargar Datos, con ello se desplegarán los movimientos no conciliados a la fecha que haya indicado.

2. Aquí se muestran los movimientos no conciliados a la fecha de conciliación. Es aquí donde podrá conciliar los movimientos encontrados en contabilidad con la cartola bancaria:

3. Para marcar un movimiento como conciliado debe hacer doble clic sobre el mismo e indicar el número de cartola bancaria con que se concilió.

Al hacer esto se despliega el siguiente diálogo en el que debe indicar el número de la cartola bancaria con la que concilia el movimiento:

Luego al presionar Enter, el movimiento se mostrará como conciliado con el símbolo  :

4. En este sector puede realizar la búsqueda de un movimiento específico:

Para realizar la búsqueda debe elegir el tipo de movimiento, ingresar los demás datos requeridos y hacer clic en Buscar.

Sistema de Activo Fijo

En este menú encontrará las opciones relacionadas con la mantención de activos fijos, cálculo y contabilización de corrección monetaria y depreciación.

Cuentas Activos Fijos

En esta opción usted puede asignar cuentas específicas para depreciación y actualización de activos fijos.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

Agregar cuentas

Para agregar una cuenta solo debe hacer clic en el botón Agregar con lo que se abrirá la ventana de consulta de cuentas, en la que solo se mostrarán las cuentas de activos.

1. Aquí puede buscar la cuenta que desee por código o por nombre ingresando la información y dando clic en el botó Buscar que corresponda. 2. En esta sección se muestran las cuentas de activo, como se observa en la imagen, esta lista puede ser ordenada por código o por nombre, para lo cual debe hacer clic en el botón respectivo. 3. Para seleccionar o deseleccionar una cuenta solo debe hacer clic en Seleccionar y luego salir. La selección se indica con el símbolo

Para quitar una cuenta de la lista solo debe hacer clic en el botón Quitar de la ventana principal.

Asignación de cuentas de Depreciación y Corrección Monetaria

Para asignar cuentas de depreciación y corrección monetaria complementarias a una cuenta de activo fijo, una vez agregada la cuenta, se debe hacer clic sobre el botón Modificar, esto activará la posibilidad de editar los datos generales de la cuenta. En esta sección deberá ingresar el código de la cuenta representativa de depreciación, depreciación acumulada y corrección monetaria; también es posible seleccionar la cuenta haciendo clic en el botón Si se trata de una cuenta de Leasing deberá señalarlo marcando la casilla destacada en rojo en la imagen. Asignación a un Centro de Gestión o Grupo de Distribución

En esta sección podrá asignar a la cuenta un centro de gestión (Ver creación y administración de C. de G.) o una distribución previamente realizada (Ver mantención de distribuciones de centros de gestión); para ello debe seleccionar si asignará una distribución o un centro de gestión, de esta manera se activará una de las dos casillas destacadas en la imagen dependiendo de cual haya sido su opción. En la casilla activa deberá ingresar el código correspondiente o hacer clic en para hacer una elección en la ventana de consulta.

Maestro de Activo Fijo

En esta opción usted podrá consultar y editar los activos fijos existentes en contabilidad y sus movimientos, tanto financieros como tributarios.

Al seleccionar esta opción se despliega una ventana, que consta de 3 pestañas:

Pestaña datos Generales

1. En esta sección deberá ingresar el código de un activo. Al hacer esto se desplegarán los datos actuales del activo fijo, que podrá editar si es necesario.

2. Aquí podrá redefinir los datos base para el cálculo de depreciación y otra información relacionada con el módulo Tributario de AudiSoft®, como la utilización del crédito de activo fijo, otorgado por la Ley sobre Impuesto a la Renta y si se trata de un bien afecto a retiro presunto regulado en la misma norma, el que tiene efecto en el Fondo de Utilidades Tributarias (FUT).

Si asigna vida residual al bien esta tendrá efecto en el cálculo de la depreciación en base a criterio financiero.

Si se utiliza el crédito de activo fijo, entonces deberá marcar la casilla destacada en rojo. Esto tiene efecto en el cálculo de la depreciación utilizando el criterio tributario, además tendrá efecto en la determinación de impuestos si posee el módulo tributario.

Si el bien está afecto a las normas sobre retiros presuntos, entonces deberá marcar la casilla destacada en azul e indicar a que socio se atribuye el retiro, digitando el Rut o seleccionándolo desde el botón de consulta

3. Aquí se definen la cuenta de activo del bien y las cuentas complementarias de depreciación y corrección monetaria que utilizará solo el bien que se está editando.

En esta sección deberá ingresar el código de la cuenta representativa del bien, depreciación, depreciación acumulada y corrección monetaria; también es posible seleccionar la cuenta haciendo clic en el botón

4. En esta sección podrá asignar al bien un centro de gestión (Ver creación y administración de C. de G.) o una distribución previamente realizada (Ver mantención de distribuciones de centros de gestión); para ello debe seleccionar si asignará una distribución o un centro de gestión, de esta manera se activará una de las dos casillas destacadas en la imagen dependiendo de cual haya sido su opción. En la casilla activa deberá ingresar el código correspondiente o hacer clic en para hacer una elección en la ventana de consulta.

NOTA: Si la parametrización del bien en esta opción difiere de la realizada en los parámetros de activo fijo, AudiSoft – C® considerará la configuración efectuada en esta opción (Maestros de Activo Fijo), de manera que si es necesario realizar un tratamiento diferente a bienes específicos pueda hacerlo.

Pestaña Movimientos Financieros

1. En esta sección se muestra información del bien.

2. Aquí se muestran los movimientos realizados en contabilidad que involucran al bien; tales como su compra, depreciación y corrección monetaria, proporcionando el detalle de cada movimiento.

3. En este sector se muestra el saldo en valores del bien y vida útil restante.

Pestaña Movimientos Tributarios

1. En esta sección se muestra información del bien.

2. Aquí se muestran los movimientos de orden tributario realizados extracontablemente que involucran al bien; tales como su compra, depreciación y corrección monetaria, proporcionando el detalle de cada movimiento.

3. En este sector se muestra el saldo en valores del bien y vida útil restante. Además existen tres botones que permiten realizar ajustes a los movimientos tributarios que se muestran en el punto 2:

Cálculo Corrección y Depreciación

Esta opción permite calcular la corrección monetaria y depreciación de los bienes del activo fijo, de acuerdo a los parámetros establecidos para cada bien.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí solo debe seleccionar el mes al que desea generar los cálculos y luego solo hacer clic en el botón

Es relevante mencionar que en esta opción solo se realiza el cálculo, tanto financiero como tributario, de corrección monetaria y depreciación. La contabilización del cálculo financiero se realiza en la opción Generar vouchers de corrección y depreciación.

Generar vouchers de corrección y depreciación

En esta opción se realiza la contabilización de la corrección monetaria y depreciación, previamente calculados en la opción Cálculo corrección y depreciación.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí solo debe seleccionar el mes al que desea generar los vouchers contables y luego solo hacer clic en el botón

De esta manera AudiSoft – C® efectuará las contabilizaciones pertinentes automáticamente y mostrará en pantalla desde, y hasta qué voucher se utilizó para hacer los registros.

Reversa vouchers de corrección y depreciación

Esta opción permite realizar el reverso de vouchers contables de corrección monetaria y depreciación realizados previamente con la opción Generar vouchers de corrección y depreciación.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí solo debe seleccionar el mes al que desea generar la reversa de vouchers de corrección monetaria y depreciación de activo fijo y luego solo hacer clic en el botón

De esta manera AudiSoft efectuará las contabilizaciones pertinentes automáticamente y mostrará en pantalla desde, y hasta qué voucher se utilizó para efectuar los registros.

Traspaso de Cuentas de Bienes de Activo Fijo

Esta opción permite generar traspasos entre las cuentas del activo fijo de la empresa. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Se debe indicar el código que fue asignado a un determinado bien, el cual identifica los datos o nombre del bien, asemejando inmediatamente con esta acción el nombre de la cuenta de origen quedando por determinar cuál será la cuenta de destino que tendrá el bien. 2. El sistema muestra el detalle de todos los movimientos que ha generado el bien seleccionado, diferenciando los movimientos financieros de los movimientos tributarios. La parte enmarcada en rojo permite generar el traspaso del bien y de esta manera poner fin a esta acción. Reversa Traspaso de Cuentas de Bienes de Activo Fijo.

Esta sección permite dejar sin efecto la acción de traspasar un bien de activo fijo, ya que al reversar el traspaso de la cuenta de activo fijo se regresa al valor inicial del bien. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta ventana debe identificar el código del bien que fue traspasado, acción que arrojara de inmediato todo los datos del bien, como cual era su cuenta de origen y cuál fue su cuenta de destino. Para dejar sin efecto el traspaso solo debe hacer clic en Reversar.

Informes de Activo Fijo

En esta sección puede pedir el detalle de los distintos ítems que se relacionan con los activos fijos de la Entidad

1.- Informe de Movimientos de Activo Fijo

En esta sección el sistema le da la opción de generar un informe con los movimientos del activo fijo a lo largo de la vida útil del bien, una vez que haga clic en esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar el periodo que desea solicitar

2. Indicar el código de la cuenta, si es que está solicitando un informe de un bien específico.

3. Debe indicar si desea un informe de carácter financiero o de carácter tributario.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

2.- Resumen de Corrección y Depreciación de Activo Fijo

Esta opción le permite solicitar un resumen detallado de la corrección monetaria y de la depreciación del bien, al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar el tipo de informe que necesita, si es de carácter financiero o tributario 2. Debe indicar el periodo que desea solicitar. 3. Si necesita un resumen de una determinada cuenta, debe ingresar el código de la cuenta que desea solicitar. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

3.-Informe de Diferencias Entre Depreciación Financiera y Tributaria.

Desde el punto de vista tributario podemos aplicar una depreciación distinta a la financiera.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

El sistema le arrojara un informe detallado con las diferencias entre los distintos criterios de depreciación Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

4. Informe de Activo Fijo con Crédito

En esta opción podrá ver si existe algún crédito asociado a los bienes del activo fijo de la entidad.

Al hacer clic en esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el año en el cual tuvo derecho a crédito por Adquisición de Activo Fijo. 2. Indicar el código de la cuenta del Activo fijo que le dio derecho a crédito. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

5.- Informe Comparativo de Bajas

En esta sección puede ver el detalle de los bienes del activo fijo que han sido dados de baja y que tienen un valor contable igual a 1.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Indicar los periodos que desea solicitar 2. Indicar código de alguna cuenta especifica del activo fijo que está solicitando Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

6.- Informes de Altas de Activo Fijo

En esta opción puede solicitar un informe que detalla las compras de activos fijos a lo largo del tiempo. 

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar los años en los cuales desea que se elabore el Informe. 2. Indicar el código de la cuenta del activo fijo que está solicitando. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

7.- Detalle Cálculos Corrección y Depreciación

El sistema a partir de esta sección le permite ver el detalle de los cálculos de la corrección monetaria y la depreciación del periodo seleccionado.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Indicar el rango de años que desea solicitar. 2. Indicar el código de la cuenta que está asociada a los bienes del activo fijo. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar el archivo PDF debe hacer clic en

8.- Informe de Cuadratura de Activo Fijo

En esta sección  puede solicitar un informe que le detallara tanto  el Saldo inicial como el Saldo final de los activos fijos en un periodo determinado. 

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Indicar el rango de años que desea solicitar. 2. Debe definir si desea que el informe se genere desde el criterio financiero o el criterio Tributario. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Informes de AudiSoft

AudiSoft pone a su disposición una serie de informes relacionados con los distintos aspectos de la empresa, que le proporcionarán un gran apoyo a la hora de tomar decisiones.

Al hacer clic sobre el botón Informes del Sistema de activará la barra de informes como se muestra en la siguiente ventana:

Informes de Contabilidad

Aquí encontrará informes de tipo contable, como Libros y Auxiliares, Balances, Estado de Resultados, Análisis de apoyo contable y otras opciones de utilidad.

1. Libros Auxiliares

En esta opción encontrará un menú desplegable que muestra los libros auxiliares que puede consultar:

Consulta de Libros

En la opción Libros Auxiliares se muestran 3 libros: Compras, Ventas y Honorarios, de los cuales 2 presentan una segunda presentación en detalle. La diferencia entre un libro y un libro de detalle es que el segundo, a demás de presentar las columnas del libro, muestra las cuentas contables involucradas en la contabilización.

La consulta de libros (Compras, Ventas y Honorarios) se realiza a través del siguiente diálogo:

1. En esta sección debe seleccionar el periodo a consultar, indicando mes y año.

2. En esta sección podrá definir si se mostrará el libro elegido de todas las sucursales o bien de una en específico. Si desea que el libro sea de todas las sucursales debe dejar marcada la casilla Todas (destacada en la imagen), de lo contrario debe desmarcarla y digitar el código o elegir, desde y hasta, qué sucursal se expondrá en el libro.

3. Aquí debe seleccionar el tipo de informe de salida:

Pantalla; permite mostrar el libro en pantalla con opciones de impresión del informe o exportarlo a una planilla de cálculo, además permite ver un resumen del libro seleccionado.

Impresora; permite imprimir directamente el libro elegido con su respectivo resumen, proporciona la opción de ver, o no, una vista previa del archivo, marcando o desmarcando la casilla visualización.

 Archivo Excel; permite exportar la información a una planilla de cálculo. Puede indicar la ruta en donde se guardará el archivo.

Permite  generar el informe en archivo PDF.

La consulta libros en detalle (Compras y Ventas) se realiza a través del siguiente diálogo:

1. En esta sección debe seleccionar el periodo a consultar, indicando mes y año.

2. Aquí debe seleccionar el tipo de informe de salida:

 Pantalla  Impresora  Archivo Excel Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Libro de Compra con Detalle de Imputación Contable.

En esta opción podrá solicitar informes detallados del libro de compras con todas las anotaciones que se hicieron en un periodo determinado. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el periodo que desea ver, ya que el informe arroja las imputaciones de un periodo determinado, en este caso un mes.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Libro de Ventas con Detalle de Imputación Contable.

En esta opción podrá solicitar informes detallados del libro de Ventas con todas las anotaciones que se hicieron en un periodo determinado. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el periodo que desea ver, ya que el informe arroja las imputaciones de un periodo determinado, en este caso un mes.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Resumen de Totales Libros de Ventas

En esta opción podrá ver los totales del libro de Ventas para un periodo determinado.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el periodo de meses que desea solicitar, de esta forma el sistema arroja el total de los libros de ventas de los periodos seleccionados. 2. El informe lo puede solicitar detallado por las distintas sucursales que posee la Entidad. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Libro de Honorarios

En esta opción podrá solicitar un informe detallado del libro de honorarios por servicios de terceros. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el periodo que desea solicitar, de esta forma el sistema arroja el total del libro de honorarios del periodo seleccionado. 2. El informe lo puede solicitar detallado por las distintas sucursales que posee la Entidad. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Libro de Honorarios con Detalle de Imputación

En esta opción puede solicitar un informe con todas las anotaciones que se han realizado en el libro de honorarios.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el periodo que desea solicitar, de esta forma el sistema arroja el total del libro de honorarios del periodo seleccionado. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Libros de Contabilidad

En esta opción encontrará un menú desplegable que muestra los libros de contabilidad que puede consultar:

a) Consulta Libro Diario

Permite emitir un borrador del libro diario dentro de un periodo dado.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para emitir el libro diario debe indicar el periodo que desea consultar y seleccionar el tipo de informe de salida:  Impresora  Archivo Excel  PDF

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en b) Consulta libro Mayor

Permite emitir un borrador del libro mayor dentro de un periodo dado y de un rango de cuentas contables. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Aquí debe seleccionar el periodo del cual desea imprimir el borrador del libro mayor. 2. Aquí debe seleccionar el rango de cuentas que desea imprimir. Las cuentas se imprimen ordenadas por código. 3. Aquí debe seleccionar el tipo de informe de salida:

 Impresora (aquí puede decidir si la impresión se hará haciendo un salto de página al cambiar de cuenta marcando la casilla destacada en la imagen.)

 Archivo Excel

 PDF

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

c) Consulta detallada de Libro Mayor

Permite efectuar consulta de movimientos en el mayor de una cuenta dada y dentro de un rango de tiempo.

1. En este sector debe seleccionar el periodo a consultar.

2. Aquí debe digitar el código o seleccionar la cuenta contable que desea consultar.

3. Aquí debe elegir el tipo de informe que emitirá:

 Contable; permite observar los cargos y abonos registrados para la cuenta seleccionada mostrando el origen de los datos. Puede Imprimir este informe o exportarlo a Excel, además puede ver el voucher que da origen a un movimiento específico.

 Por Analítico; permite observar información similar al informe contable, pero con respecto a quién elija. Esta opción estará disponible solo para cuentas contables con analítico. Al seleccionar esta opción se activa el sector derecho de esta sección donde podrá seleccionar el analítico a consultar:

Para establecer Analíticos debe dirigirse a la Mantención de Cuentas.

 Por Centro de Costos; permite emitir un informe contable, pero segregado por centro de costos.

d) Libro de Inventarios

Permite consultar o imprimir un borrador del Libro de Inventarios y Balances o parte de él para un periodo determinado:

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para emitir el libro completo debe seleccionar el año y mantener marcada la casilla “Inventario Completo”, luego elegir si desea el archivo por impresora o bien en un archivo Excel, para lo cual puede o no escribir la ruta del mismo. Para emitir solo una cuenta específica debe desmarcar la casilla “Inventario Completo” y seleccionar la cuenta, luego debe seleccionar el destino del archivo.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

e) Consulta Mayor Por Meses

Permite consultar o imprimir el resumen anual del mayor de una cuenta determinada. El resumen muestra el total de cargos y abonos generados a la cuenta en cada mes. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para consultar el resumen de una cuenta determinada debe indicar el año y cuenta contable a consultar. Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

f) Analítico de Contra Cuenta

En esta sección puede ver el detalle del analítico de contra cuentas, en otras palabras lo que esta sección permite ver es el detalle de los movimientos entre las cuentas, por ejemplo si una cuenta se cargo, la otra partida es la cuenta que hubo que abonar. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección debe indicar el periodo de los datos sobre los cuales desea generar el informe. 2. Puede generar el informe por todas las cuentas o solo por algunas que deberá seleccionar y decidir si estas se ordenaran por nombre o por código al optar por esta opción debe hacer clic sobre las cuentas quedando la selección de estas de la siguiente manera:

3. El sistema presenta el detalle de las cuentas identificándolas por código y nombre.

Al hacer clic sobre el botón se despliega la siguiente ventana:

E

E En esta ventana el sistema presenta el detalle de las contra cuentas, es decir presenta por un lado la cuenta que se cargo versus la cuenta que se abono. Este informe se puede exportar a una planilla de Excel y a su vez se puede imprimir desde esta ventana.

3. Analíticos de Contabilidad En este menú encontrará las opciones para emitir los diferentes mayores analíticos:

a) Analítico de Compras

Permite consultar o imprimir el mayor analítico de cuentas que registren compras (Ejemplo: Proveedores).

Para consultar el analítico de una cuenta debe ingresar el periodo y la cuenta a consultar, luego debe hacer clic en cualquier opción de las disponibles.

Con ello la información se mostrará en el sector inferior de la pantalla.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

b) Analítico de Ventas

Permite consultar o imprimir el mayor analítico de cuentas que registren Ventas (Ejemplo: Clientes).

Para consultar el analítico de una cuenta debe ingresar el periodo y la cuenta a consultar, luego debe hacer clic en alguna de las opciones disponibles.

Con ello la información se mostrará en el sector inferior de la pantalla.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

c) Analítico de Remuneraciones

Permite consultar o imprimir el mayor analítico de cuentas relacionadas con el ciclo de remuneraciones. Es importante mencionar que esta consulta funciona solo si se posee el módulo de remuneraciones de AudiSoft, ya que está directamente relacionada con las configuraciones que allí se realicen. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para realizar una consulta debe digitar o seleccionar la cuenta relacionada con remuneraciones, el periodo de la consulta y finalmente el tipo de informe; resumido o detallado.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

d) Analítico de Remuneraciones por Centro de Costos

Permite consultar o imprimir el mayor analítico de cuentas relacionadas con el ciclo de remuneraciones, pero por centro de costos. Esta consulta será operativa solo si ha establecido centros de gestión y ha asignado cuentas de remuneraciones a dichos centros en el módulo de remuneraciones de AudiSoft.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para realizar una consulta debe digitar o seleccionar la cuenta relacionada con remuneraciones, el periodo de la consulta y el tipo de informe que desea; resumido o detallado e indicar si requerirá el informe por meses marcando o desmarcando la casilla destacada.

Luego debe seleccionar el centro de costo del cual requiera información haciendo un clic sobre el mismo. El símbolo indica selección. Para deseleccionar debe hacer clic nuevamente sobre el centro de costos.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

4. Balances

En este menú encontrará opciones para consultar distintos tipos de Balances.

a. Balance Ocho Columnas

Permite emitir el Balance de la empresa en cualquier momento a un periodo determinado. Este tipo de balance muestra 8 columnas:

 Código de Cuenta  Nombre de Cuenta  Débitos  Créditos  Activo  Pasivo  Pérdida  Ganancia

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

Para emitir el balance solo debe Indicar el periodo y seleccionar el tipo de informe que requiere. Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

b. Balance Ocho Columnas Detallado Por Centro de Gestión

En esta sección puede solicitar un Balance de Ocho Columnas que entrega los datos de los distintos centros de gestión con los que cuenta la empresa. Es una buena herramienta para medir resultados por centro de gestión.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. En esta sección debe seleccionar el periodo sobre el cual desea que se genere el informe. En las barras desplegables debe indicar el año y el periodo de meses que abarcara el balance de ocho columnas.

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

c. Balance Clasificado

Permite emitir el Balance Clasificado de la empresa en cualquier momento y a un periodo determinado. Este balance es clasificado en función del árbol de cuentas de los parámetros de contabilidad.

1. Aquí debe indicar el periodo de emisión y decidir si requiere los totales acumulado o no, marcando o desmarcando la casilla destacada.

2. Aquí debe seleccionar el plan de cuentas que desea utilizar para realizar la clasificación.

3. Aquí debe definir el destino del informe; impresión o exportar a planilla de cálculo. Además debe definir con qué nivel de detalle generará el informe, siendo el nivel 5 a nivel de cuenta.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

d. Balance Comparativo

Permite emitir el Balance Clasificado Comparativo de la empresa en cualquier momento.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Aquí debe ingresar las fechas que se compararán en el balance haciendo clic en el botón Agregar Fecha, con lo que se despliega el siguiente calendario:

Aquí podrá seleccionar la fecha eligiendo el mes, digitando el año y haciendo clic en el día al cual quiere que se realice la comparación.

Luego esta sección se presentará como se muestra en la imagen:

Para quitar un fecha solo debe seleccionarla y hacer clic en el botón Quitar Fecha. 2. En este sector debe seleccionar el tipo de balance a generar; patrimonial, de resultados o ambos.

3. Aquí debe seleccionar cual será la cuenta o nivel que se utilizará como base porcentual (100%) para determinar el peso relativo de cada partida integrante del balance. Se activarán las pantallas dependiendo de la selección que haya efectuado en el punto 2.

Antes de realizar la selección debe elegir el plan de cuentas que utilizará para la presentación del balance.

Luego, para realizar la selección de la base solo debe abrir el balance haciendo doble clic sobre cada nivel y luego hacer clic sobre la partida elegida:

En la imagen se ha seleccionado como base el total de activos para el balance patrimonial.

4. Aquí debe decidir el nivel de detalle con que se presentará el balance comparativo (siendo el nivel 5 a nivel de cuenta) y si el informe será en miles de pesos o no.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

5. Estado de Resultados por Centros

En este menú encontrará opciones para emitir un estado de resultados por centro de costos, ya sea acumulado o por meses.

a. Centro de Costos Acumulados

Permite emitir un estado de resultados acumulado a la fecha que el usuario indique y separado por centro de costos.

1. Aquí se debe definir el periodo al cual se generará el estado de resultados.

2. Aquí debe seleccionarse el plan de cuentas con que se presentará el informe y el centro de costos del que se desea obtener el resultado.

3. Aquí se debe seleccionar si se desea imprimir el informe o bien exportarlo a Excel, además se debe seleccionar el nivel de detalle con que se presentará el estado.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

b. Centro de Costos por Meses

Permite emitir un estado de resultados por centro de costos separado mensualmente.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana.

1. Aquí se debe definir el periodo al cual se generará el estado de resultados.

2. Aquí debe elegir el plan de cuentas que utilizará para la presentación del informe y seleccionar cual será la cuenta o nivel que se utilizará como base porcentual (100%) para determinar el peso relativo de cada partida integrante del estado de resultados.

Luego, para realizar la selección de la base solo debe abrir el balance haciendo doble clic sobre cada nivel y luego hacer clic sobre la partida elegida como base.

3. Aquí debe seleccionar el nivel de centro de costos al que desea generar el informe. Esto es aplicable solo si en la creación de centros de costos se han creado centros de costos a distintos niveles y luego se han asignado en al árbol de centros de gestión.

Ejemplo:

Producción - Osorno - Temuco - Santiago

Un ejemplo de Nivel 3 (Centro de Costos Compuesto) sería Producción-Osorno.

Para mayor información ver Creación y Administración de Centros de Gestión. 4. Aquí puede elegir que opciones va a utilizar para generar el informe; podrá decidir si el informe tendrá membrete, si en el informe se incluirán los niveles intermedios del plan de cuentas y si el estado será o no en miles de pesos.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

c) Centro de Costos Temporales

En esta sección puede solicitar al programa un estado de resultado detallado por cada centro de costos de la empresa. Al hacer clic sobre esta opción se desplegara la siguiente ventana:

1. En esta sección debe seleccionar el periodo que comprenderá el estado de resultado, debe indicar el año y posteriormente el mes. 2. Debe seleccionar el formato de presentación del estado de resultado, este puede ser el formato de la FECU u otro plan de cuentas que haya ingresado al sistema. 3. Debe definir el centro de costos que dará origen al estado de resultado. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en 6. Libros Oficiales

En este menú encontrará opciones para emitir los libros y balances oficiales de contabilidad.

La emisión de estos informes funciona de la misma manera que para la generación de sus borradores, la diferencia está en que el AudiSoft ejerce control sobre las hojas timbradas utilizadas para imprimir estos archivos.

Al generar el informe para su impresión, haciendo clic en se genera una vista previa del informe (ver ventana de vista previa), en la cual se puede imprimir el informe haciendo clic en

Tras esta acción se despliega el siguiente diálogo:

Este diálogo permite especificar el rango de impresión. Una vez hecho solo debe hacer clic en aceptar con lo que se dará comienzo al control de impresión. Se desplegará el siguiente diálogo:

Aquí debe indicar el folio inicial y final de las hojas que va a utilizar; Para ello debe hacer clic en Agregar Línea, con lo que se desplegará el siguiente diálogo:

Aquí deberá digitar el número inicial y final y luego hacer clic en el botón Grabar, con lo que se le hará la siguiente pregunta:

Si contesta, no se agregará la línea y podrá proceder a imprimir, de lo contrario el rango definido se anulará.

En el siguiente diálogo se mostrará la foliación indicada. Haciendo clic en Grabar se procederá a la impresión del documento oficial.

Para saber más acerca del control de uso de hojas timbradas ver Control de Documento Timbrados.

Impresión Libro de Compras

Esta opción le permite generar un informe del Libro de compras con todos los movimientos de un mes determinado.

Al hacer clic sobre la opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar el periodo que desea ver, ya que el sistema emite un informe que detalla todos los movimientos que se generaron en el mes seleccionado. 2. Indicar si el informe será emitido en forma general o por cada sucursal de la entidad.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Impresión Libro de Ventas

Esta opción le permite generar un informe del Libro de ventas con todos los movimientos de un mes determinado. 

Al hacer clic sobre la opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar el periodo que desea ver, ya que el sistema emite un informe que detalla todos los movimientos que se generaron en el mes seleccionado. 2. Indicar si el informe será emitido en forma general o por cada sucursal de la entidad.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Impresión Libro de Honorarios

Esta opción le permite solicitar un informe del libro de honorarios con el detalle de todas las boletas de honorarios. Este informe se emite en forma mensual. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana: 1. Debe indicar el periodo que desea ver, ya que el sistema emite un informe que detalla todos los movimientos que se generaron en el mes seleccionado.

2. Indicar si el informe será emitido en forma general o por cada sucursal de la entidad.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Impresión Libro Diario

En esta opción podrá generar un informe periódico detallado con todos los débitos y los créditos del Libro Diario.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar las fechas o el periodo en el que desea que se genere el informe, el informe puede ser emitido de manera mensual, trimestral, semestral y de forma anual, al hacer clic en la parte encerrada en rojo se despliega una columna que indica desde que fecha hasta que fecha desea el informe. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en Impresión Libro Mayor

Esta opción permite generar un informe detallado por cuentas en el libro mayor, puede solicitar una cuenta en particular o un rango de cuentas.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar el año y seleccionar desde que fecha hasta que fecha desea el informe, ya que este se puede emitir en forma mensual, trimestral, semestral y anual.

2. Debe indicar si el informe será emitido por una cuenta especifica o puede solicitar un informe que comprende un rango de cuentas.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Impresión Libro de Inventarios Esta opción le entrega un informe detallado con los saldo de todas las cuentas de activos y pasivos de la empresa.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar el año que desea solicitar, de esta forma el sistema arrojara el libro de inventario con todas las cuentas de activos y pasivos de la empresa. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Impresión Balance de Ocho Columnas

En esta opción podrá solicitar al sistema el balance de 8 columnas de la empresa.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar el periodo sobre el cual desea que se genere el informe, este informe puede ser pedido sobre un rango determinado de tiempo, pero dentro del mismo año seleccionado. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Impresión Balance Clasificado

En esta opción podrá solicitar un balance clasificado, el cual se presenta conforme lo establece la circular 1501 de la SVS (Superintendencia de Valores y Seguros).

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. En este recuadro debe indicar el año y las fechas que comprende el Balance Clasificado 2. Debe seleccionar si el balance clasificado será presentado conforme lo establece la circular 1501 de la SVS o bien otro formato. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

7. Imprime Plan de Cuentas

Permite imprimir el plan de cuentas de la empresa con el nivel de detalle que desee.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí solo debe elegir el plan de cuentas que desea imprimir y el nivel de detalle con que lo hará. Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

8. Listado de cuentas

Permite imprimir un listado de cuentas ordenado por código o nombre. Este listado además indica el tipo de cuenta (Activo, Pasivo, Pérdida, Ganancia).

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí solo debe elegir si las cuentas se presentarán ordenadas por código o por nombre y seleccionar el destino del informe; la impresión o un archivo Excel. Luego solo debe hacer clic en el botón Imprimir.

Cuentas Corrientes Informe Cuentas Corrientes

En esta sección puede ver el detalle del estado en el que se encuentran las cuentas corrientes que tiene la empresa.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el periodo sobre el cual se generara la consulta de la cuenta corriente. 2. Debe definir una cuenta que este asociado o ligado a una cuenta corriente, como puede ser por ejemplo la cuenta Deudores Varios. 3. Debe seleccionar el tipo de informe, este puede ser consultado de cinco formas distintas, entre ellas por detalles históricos, por analítico, por saldos y otros.  Pendiente por Auxiliar; permite generar un informe detallado de las deudas o cobros pendientes, separado por auxiliar.

 Histórico; permite generar un informe de movimientos realizados a lo largo del tiempo para cada auxiliar.

 Analítico; permite generar un informe de movimientos realizados para cada auxiliar, pero asociando los movimientos al documento correspondiente. En esta opción puede elegir de qué tipo de documentos desea saber movimientos.

 Saldos; permite generar un informe del saldo adeudado o a favor acerca de cada auxiliar.

 Pendiente por Vencimiento; permite generar un informe detallado de las deudas o cobros pendientes de acuerdo a su fecha de vencimiento. (Muestra los documentos pendientes de todos los auxiliares asociados a la cuenta contable elegida)

4. Debe seleccionar el auxiliar al cual está asociado la cuenta que selecciono, de esta forma si selecciono la cuenta deudores varios se abrirá la siguiente ventana:

Aquí deberá definir si la cuenta que selecciono anteriormente está asociada a Clientes o Proveedores. Como Deudores Varios es una cuenta que está asociado a Clientes debemos seleccionar clientes. Al hacer clic sobre clientes se desplegara la siguiente ventana:

1. Puede buscar a los Clientes por código o por nombre. 2. En esta parte de la ventana el sistema arrojara la identificación del cliente seleccionado. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Informe Vencimiento

En esta sección podrá solicitar informes detallados de los vencimientos de las cuentas corrientes.

Al hacer clic sobre esta opción se desplegara la siguiente ventana: 

1. Debe seleccionar la fecha de corte de los Datos y definir si la consulta la hará por documentos vencidos o documentos por vencer. 2. Debe seleccionar la cuenta que desea consultar. 3. Debe seleccionar un rango determinado de las fechas de emisión de los documentos. 4. Debe hacer clic en filtrar por fecha de vencimiento para poder activar las fechas sobre las cuales desea que se genere el informe. 5. Aquí puede definir la forma de presentar los datos en el informe, estos se pueden agrupar por totales días, totales mes y totales a menos de 30 días.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Informe Resumen Cuentas Corrientes

En esta sección podrá solicitar un informe que le detallara un resumen de las cuentas corrientes seleccionadas. Al hacer clic sobre esta opción se desplegara la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar la fecha de corte del resumen e indicar si este será practicado mes a mes o reflejara el total de la cuenta corriente a la fecha de corte. 2. Debe seleccionar la cuenta sobre la cual solicitara el resumen de la cuenta corriente. 3. Debe definir si el resumen será solicitado por el total de la cuenta o por detalle del analítico, si es por totales de cuenta el informe solo presenta las anotaciones más significativas y el total de la cuenta, si selecciona detalle por analítico el informe presentara todas los movimientos que se han generado en la cuenta corriente. Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Informe Cuenta Corriente Por Vendedor

En esta sección podrá generar un informe de las cuentas corrientes que están asociadas a las ventas como por ejemplo la cuenta Clientes, de esta forma el sistema le entrega la información de todas las operaciones que ha realizado el o los vendedores con los clientes de la empresa.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Debe indicar la fecha de corte del informe 2. En esta opción deberá seleccionar la cuenta que desea solicitar. Al hacer clic sobre el botón se desplegara la siguiente ventana:

En esta ventana deberá buscar la cuenta que desea, esta se puede buscar por código o por nombre. En la parte enmarcada en rojo el sistema le entregara todos los detalles de la cuenta que andaba buscando. 3. Debe seleccionar el o los vendedores que están registrados en el sistema. Al hacer clic sobre la opción se desplegara la siguiente ventana:

En esta ventana deberá buscar a los vendedores de la empresa registrados en el sistema, en la sección filtro se encuentran tres opciones de consulta que son por nombre, código y todos. En la sección orden podrá generar la búsqueda por las opciones código y nombre. La parte enmarcada en rojo el sistema arroja los datos del vendedor, identificando a este por código, nombre, Rut, cargo y otros.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Informe de Cuentas Corrientes Por Sucursal

En esta sección podrá solicitar un informe de las cuentas corrientes detallado por cada sucursal que posee la empresa.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el periodo sobre el cual se generara la consulta de la cuenta corriente. 2. Debe definir una cuenta que este asociado o ligado a una cuenta corriente, como puede ser por ejemplo la cuenta Proveedores del Giro. 3. Debe seleccionar el tipo de informe, este puede ser consultado de cinco formas distintas, entre ellas por detalles históricos, por analítico, por saldos y otros. 4. Debe seleccionar el auxiliar al cual está asociado la cuenta que selecciono, de esta forma si selecciono la cuenta proveedores del giro se abrirá la siguiente ventana:

Aquí deberá definir si la cuenta que selecciono anteriormente está asociada a Clientes o Proveedores. Como Proveedores del Giro es una cuenta que está asociado a Proveedores debemos seleccionar clientes.

Al hacer clic sobre clientes se desplegara la siguiente ventana:

4.1 Puede buscar a los proveedores por código o por nombre. 4.2 El sistema presentara los datos de todas las cuentas existentes que tienen relación con las cuentas corrientes.

5. Debe identificar las sucursales que posee la empresa en las distintas localidades. Al hacer clic en el botón se despliega la siguiente ventana:

En esta ventana deberá seleccionar las sucursales que posee la empresa, para que de esta manera se genere el informe de cuentas corrientes por sucursales. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Informe Analítico de Pagos Posteriores

En esta sección puede solicitar un informe detallado de los pagos posteriores de las cuentas corrientes.

Al hacer clic sobre esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Debe indicar la fecha de corte para la posterior generación del informe. 2. Debe seleccionar la cuenta para que se genere el informe. Al hacer clic sobre el botón se abrirá la siguiente ventana:

En esta ventana deberá seleccionar las cuentas para que posteriormente se genere el informe. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Listado de Morosidad

En esta sección puede solicitar un informe que le indicara los niveles de morosidad que tienen por ejemplo los clientes de la empresa.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar la cuenta. Al hacer clic sobre el botón se despliega una ventana que contiene todas las cuentas ingresadas al sistema. Esta ventana es la misma descrita en los ítems anteriores, por lo cual tiene el mismo tratamiento y presenta la misma información. 2. Debe seleccionar un ano de inicio y un año de corte para que el sistema genere el informe, lo mismo se debe hacer con los meses. 3. Debe seleccionar año de inicio y ano de corte para la generación del listado de morosidad que dice relación con las obligaciones de la empresa. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

9. Detalle provisión de facturas

En esta opción puede obtener un detalle de la provisión de facturas realizada a un periodo anual determinado.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí solo debe seleccionar el año de la provisión a consultar.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

10. Consulta de Documentos de Libros Auxiliares

Documentos de Compras

En esta sección usted podrá solicitar un informe detallado de los documentos que se relacionan con el libro auxiliar de compras.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el tipo de documento sobre el cual desea que se genere la consulta, e indicar el periodo que debe abarcar el sistema para generar la consulta. 2. Puede seleccionar a un proveedor específico o la consulta puede generarse considerando a todos los proveedores que están ingresados en el sistema. 3. Puede seleccionar un centro de gestión que este asociado al documento sobre el cual desea que se genere la consulta. 4. El sistema arroja el detalle del documento seleccionado, indicando todos los datos del documento, como nombre, código, fecha de registro, fecha de vencimientos, los datos del proveedor y otros. 5. Esta sección permite ordenar cual será la clasificación de los ítems de presentación del documento.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Documentos de Ventas

En esta sección podrá solicitar un informe detallado de los documentos que interactúan con el libro auxiliar de ventas. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Debe seleccionar el tipo de documento que está asociado a las ventas para generar la consulta, indicando el periodo de selección. 2. Debe definir si el documento consultado está asociado a un cliente específico o desea consultar con todos los clientes que están ingresados al sistema. 3. Puede seleccionar un centro de gestión que este asociado al documento sobre el cual desea que se genere la consulta. 4. El sistema arroja el detalle del documento seleccionado, indicando todos los datos del documento, como nombre, código, fecha de registro, fecha de vencimientos, los datos del cliente y otros. 5. Esta sección permite ordenar cual será la clasificación de los ítems de presentación del documento.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Sistema de Banco

Aquí encontrará informes relacionados con la conciliación bancaria, cartolas y provisión de cheques por pagar.

1. Consulta Conciliación por Año

Permite obtener un informe de las conciliaciones efectuadas durante un periodo con un banco en específico.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

1. Aquí debe seleccionar la cuenta del banco y el periodo que desea consultar.

2. Aquí se despliegan los resultados de la consulta efectuada.

3. Aquí debe seleccionar la salida del informe: Impresión del documento (con o sin vista previa) o una planilla de cálculo, pudiendo elegir una ruta para alojar el archivo Excel.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

2. Detalle Conciliación

Esta opción permite analizar el detalle de las conciliaciones efectuadas, con el fin de realizar los ajustes necesarios en contabilidad, cerrar la conciliación o bien simplemente consultarla.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Aquí debe seleccionar el banco a consultar e ingresar la fecha de la conciliación, con ello se despliega a información de la misma. Si la fecha que ingresa no corresponde a la fecha de una conciliación entonces se despliega lo siguiente:

Al hacer clic en aceptar se le realiza la siguiente pregunta:

Si responde SI, entonces se le pedirá que ingrese el número de la conciliación:

2. Aquí se presenta el detalle de la conciliación. Puede consultar la composición de cada concepto haciendo clic en el botón además puede ver los movimientos con diferencias haciendo clic en el botón

Al hacer clic en uno de estos botones se despliega una ventana similar en a la siguiente en cada caso:

En esta ventana se muestra el detalle del concepto seleccionado. Además otorga la posibilidad de poder imprimir o exportar a Excel la información aquí contenida:

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

NOTA: Una vez realizados los ajustes de diferencias en contabilidad deberá volver a conciliar a la fecha deseada, para actualizar el detalle de la conciliación y poder cerrar la misma.

Para realizar el proceso de conciliación debe dirigirse a Conciliación Bancaria en el menú de Registros.

Nuevamente en la ventana principal con los siguientes botones podrá:

 Imprimir el informe de la conciliación.

Cerrar la conciliación bancaria una vez que haya efectuado los ajustes pertinentes.

Al hacer clic sobre el botón cerrar se despliega el siguiente diálogo:

Para cerrar la conciliación solo debe ingresar el saldo de la cartola bancaria. Además puede elegir generar automáticamente el ajuste por cheques girados y no cobrados marcando la casilla indicada e indicando la cuenta representativa de cheques por pagar.

Luego solo debe hacer clic en el botón El ajuste contable que AudiSoft realizará a la fecha de cierre será un cargo a la cuenta Banco y un abono a la cuenta Cheques por pagar.

Posteriormente (A la fecha siguiente al cierre) AudiSoft efectuará el reverso para efectos de contar con los flujos reales de la cuenta en contabilidad.

3. Cheques por Pagar

En esta opción puede obtener un informe de los cheques por pagar, de acuerdo a las conciliaciones efectuadas.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

1. Aquí debe seleccionar un rango para la fecha de de emisión y de vencimiento de los cheques a consultar.

2. Aquí debe seleccionar el banco a consultar.

En tipo de informe puede seleccionar algunos parámetros para la presentación del mismo:

• Ordenar el listado por número de cheque;

• Incluir cheques ya cobrados según la conciliación. Al seleccionar esta opción puede indicar si se mostrará o no el número de la cartola en que el cheque fue cobrado.

3. Aquí debe seleccionar cómo se visualizará el informe: En pantalla, Con impresión (y previsualización) o en un archivo Excel, pudiendo indicar una ruta para alojar el mismo.

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

4. Consulta Estado de Cheque

En esta opción podrá ver el estado en que se encuentra un determinado cheque y otra información de utilidad.

Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

Aquí solo debe indicar los datos del documento: banco y Número. Luego debe hacer clic en para realizar la búsqueda.

5. Consulta Cartolas por Mes

En esta opción usted podrá consultar las cartolas bancarias de acuerdo al mes.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Para realizar la consulta solo debe seleccionar el periodo y la cuenta bancaria. Luego debe hacer clic en el botón

NOTA: Las cartolas que aquí se pueden consultar son aquellas ingresadas al sistema, ya sea de manera directa en Ingreso de Cartola Bancaria o bien a través de la Recuperación de Cartola a través de un Archivo.

6. Imprime Cartola Bancaria

Aquí podrá imprimir las cartolas bancarias ingresadas al sistema, de acuerdo al número de la misma.

Al seleccionar esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Aquí podrá imprimir o exportar a Excel cartolas bancarias seleccionando el banco, año y número correspondientes

Para imprimir el informe debe hacer clic en

Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en

Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Modulo de Proyectos Estado de Avance de un Proyecto

En esta opción se puede solicitar un informe que nos detallara el grado de avance de un proyecto. Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Debe indicar el código del proyecto al hacer clic en el botón se despliega la siguiente ventana :

En esta ventana el sistema entregara todos los datos de los proyectos en los que se encuentra ejecutando la empresa. 2. Debe indicar el periodo que desea solicitar. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Informe de Presupuesto de un Proyecto

En esta sección puede solicitar un informe del presupuesto con el que se está desarrollando un proyecto determinado.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega la siguiente ventana:

1. Debe indicar los datos del proyecto como la fecha de inicio, fecha de termino, seleccionar la cuenta que está asociada al proyecto, identificar al proyecto, este se puede identificar de dos formas, por el código que se le asigno o asiendo clic en el botón que despliega al instante una ventana con los datos de todos los proyectos creados por la empresa.

2. En este recuadro se presenta los detalles del proyecto, como los datos del proveedor con el que se está trabajando, valor de los costos asociados al proyecto. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Orden de Compras

Esta sección permite consultar por el estado de todas las órdenes de compras, hayan sido estas eliminadas o se encuentren vigentes todavía. Al hacer clic sobre esta opción se desplegara la siguiente ventana:

1. Esta sección tiene cuatro opciones distintas de búsqueda para las órdenes de compras. La búsqueda puede ser por los números de las órdenes, por las fechas de emisión, mas especifica por proveedor o se pueden buscar todas. 2. Esta opción permite ordenar las ordenes de compras por números, fechas o por proveedor. 3. En esta ventana se presenta el detalle de las ordenes de compras que se desea solicitar, aquí se presentara el numero de la orden de compra, la fecha de emisión de esta, nombre del proveedor, nombre del responsable entre otros. 4. Aquí puede seleccionar el estado de las órdenes de compras que desea solicitar, puede ver aquellas órdenes de compras que aun se encuentran vigentes, aquellas que ya han sido eliminadas o todas las órdenes de compras que fueron ingresadas al sistema.

Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar una planilla de cálculo debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en

Para generar el informe en Pantalla debe hacer clic en

Imprime Orden de Compra

En esta opción puede configurar el rango de impresión de las órdenes de compras. Al hacer clic en esta opción se abrirá la siguiente ventana:

1. Puede imprimir un rango de órdenes, por ejemplo de la 1 a la 100. 2. Puede imprimir las ordenes de compras de forma individual, por ejemplo en los sectores enmarcados en círculo rojo de la venta puede indicar que desea imprimir la orden Nº 1, Nº30, Nº90. Así el sistema se activara para imprimir solo las órdenes de compra que están indicadas en esas opciones. Para imprimir el informe debe hacer clic en Para generar en archivo PDF debe hacer clic en